デジタル化が進みインターネットを利用して会計処理ができる、クラウド会計ソフトを活用する企業も増えています。クラウド会計ソフトのサービスによっては、決算書・帳簿作成がワンクリックで行え会計処理が簡単になります。

自社に合わない会計ソフトを導入すると、途中で変更して費用がかさむリスクも否めません。そのため、会計ソフトはメリット・デメリットを知ったうえで自社に合った会計ソフトの導入が大切です。

この記事では、クラウド会計の基礎知識情報やメリット・デメリット、会計ソフトとの違いなどについて解説していきます。

1.クラウド会計とは？

クラウド会計ソフトとは、インターネット経由で会計処理が可能な会計システムです。インターネットの接続環境があれば、場所を限定せずに利用できるためとても便利です。

代表的なクラウド会計ソフトには以下のようなものがあります。

• マネーフォワードクラウド会計
• freee
• 弥生会計オンライン

クラウド会計ソフトはサービスを提供する会社に月額使用料を支払うことで利用できます。作成した会計データはクラウドサーバーと呼ばれるデータ保管スペースへ記録・保存されます。

クラウド会計ソフトと会計ソフトとの違い

クラウド会計ソフトはインターネット環境が必要で、アカウント作成後にID・パスワードを使ってブラウザからログインして入力処理を行います。

一方会計ソフトはCD-ROMやソフトウェアをパソコンにインストールすることで、オフライン環境で動作が可能になり、インターネット回線に接続しなくても会計処理が行なえます。クラウド会計ソフトとインストールタイプの会計ソフトの大きな違いは、インターネット環境やインストールの有無です。

クラウド会計ソフトと会計ソフトの違いは次の表でまとめています。

2.クラウド会計ソフトのメリットを解説

主要クラウド会計ソフト製品の機能を参考に、クラウド会計ソフトのメリットを解説していきます。

常に最新版が使えるから、法改正への対応が手軽にできる

税金の仕組みは国によって定期的に見直されているため、法改正があった場合には新しい方法に対応しなければなりません。

従来のインストール型の会計ソフトでは、法改正に対応するためには最新版を再度購入したり、インストールし直したりする手間がかかっていました。ソフトによっては法改正対応に時間がかかり、決算処理に間に合わないことも。

クラウド会計ソフトであれば、機能がインターネット経由で定期的にアップデートされ、いつでも最新版が利用可能となり、法改正への対応が手軽にできます。

ネット環境さえあれば、場所を限定せず利用できる

クラウド会計ソフトはパソコンなどのデバイスをインターネットに接続して、アカウント作成後にID・パスワードを入力するだけで利用できます。インターネット環境があれば、社外の自宅・外出先など場所が制限されず、また複数のデバイスを利用して会計処理を行えます。

管理者専用アカウントと経理部専用アカウントの権限を分けることで、会計処理は経理部でもできるが、コアな数字は管理者しか見れないなどのデータ閲覧権限を分けることも可能です。

バックアップができるので、会計データを守れる

クラウド会計ソフトでは会計データがクラウドサーバー上にバックアップされるため、わざわざ企業側がデータの保存を別で行う必要がありません。入力した会計データは定期的にクラウド保存されているので、もしものデータ破損・紛失から会計データを守れます。

クラウドサーバーでバックアップされる会計データは、ネットバンキングなど銀行で扱うセキュリティレベルと同等で安心だと言われています。

経理のノウハウが無くても使いやすい

最新のクラウド会計システムには人工知能を活用した自動仕分け機能や、不明点をいつでも会話形式で聞くことのできるチャットボットが搭載されているものもあります。もし入力方法がわからなくなってもすぐに解決できる手段があるため、簿記・経理の知識は今まで以上に求められません。

例えばAIを使った自動仕分け機能では、過去に入力した会計情報を学習し最適な勘定科目の提案をしてくれます。クラウド会計ソフトを活用すると、専門的な経理・簿記のノウハウが無くても会計処理が簡単にできます。

データ連携サービスを活用できる

クラウド会計ソフトによっては、外部サービスとの連携ができるものがあります。銀行預金やクレジットカード、ECサイト、決済サービスと連携し、会計処理に必要な情報の入力をデータ連携サービスで自動入力してくれます。

事前に登録しておくと自動入力がされるので、会計データを手入力する作業負担を軽減でき便利になります。

3.クラウド会計ソフトのデメリットを解説

クラウド会計ソフトのデメリットを解説していきます。

インターネットないと使えない

インターネット環境があればいつでもどこでも利用可能なことが魅力ですが、逆にネット回線に接続できなければ利用できません。外出先で会計処理をするなら、インターネット環境の確保がしにくい場合がありますし、フリーWi-Fiの利用は第三者から不正傍受される危険性があるので止めた方が良いでしょう。

社外で使う場合はポケットWi-FiやVPNからインターネット接続するのをおすすめします。

月額使用料が発生する

クラウド会計ソフトの課金形式は、月額課金もしくは年額課金です。たいていの場合年間利用料を一括で支払う方が割引が発生するので、年額課金を選ぶことが多いです。

ランニングコストがかからないインストール型の会計ソフトと比較すると、長期間の使用で維持費が割高になってしまう可能性があります。

処理方法がこれまでと変わってしまう

従来のインストール型の会計ソフトを長年使い慣れている企業も多いでしょう。急にクラウド会計ソフトへ変更するのは、1から操作方法や設定を覚え直す必要がでてきて従業員の大きな負担になるため、企業によって向き不向きが分かれます。

従業員のなかには、変化を嫌いデジタル化に対応できない人もいるはずです。クラウド会計ソフトは専門的な簿記・経理の知識が必要ないため手軽に始めやすいですが、操作方法はこれまでと異なります。

デジタルツールに不慣れな人には操作方法や設定がわからず使いづらいと感じてしまうかもしれません。

4.まとめ◆経理部の業務をオンラインに移行しよう

従来はパソコンでCD-ROMを使ったり、ソフトウェアをダウンロードしたりして利用する会計ソフトが使われていました。現在はデジタル化が進み、インターネットを利用して会計処理を行なうクラウド会計ソフトを導入する企業が増えています。

クラウド会計ソフトは各社からリリースされていますが、主要な機能や費用はほとんど変わりません。使用感などを比較して自社に最適な会計ソフトを選びましょう。