「もらった名刺が多すぎて、管理できず困っている」

「名刺管理をできるだけ楽にしたい。何か良い方法はないだろうか？」

名刺がたくさんあるということは、それだけ多くの人に会う行動をしていると言えるため、ビジネスにとってとても大きな財産です。この名刺情報の中から将来的な優良顧客が生まれるかもしれません。

しかし、その名刺を整理できず有効活用できていなければ意味を成しません。大量の名刺を効率良く管理するなら、名刺管理ソフトなどを利用したデジタル化がおすすめです。デジタルで管理できれば、その後の営業活動やマーケティングでも使いやすくなります。

この記事では、名刺管理をデジタル化する方法から、失敗しないためのポイントを紹介します。

企業の名刺管理はデジタルがおすすめ

名刺の管理方法は、大きく分けて2種類あります。

1つ目はアナログ管理です。もらった名刺を、名刺ホルダーなどに入れて整理・管理する方法です。多くの企業がこの方法で管理していると思いますが、これでは効率的とは言えません。

2つ目はデジタル管理です。もらった名刺をデジタルデータとして整理・管理する方法です。名刺の量が多く必要な名刺をすぐに探し出せない場合や、営業活動を効率化したい場合には、デジタル管理に切り替えることをおすすめします。

名刺をデジタル管理する方法

名刺をデジタル管理する方法は、主に3つに分類できます。それぞれメリットやデメリットが異なりますので、順番に見ていきましょう。

エクセルに入力して管理する

整理・管理する名刺が少数であれば、エクセルで行えます。住所録を作る感覚で、名刺に書かれた名前や役職名などを入力していきましょう。特に機器を用意する必要はありません。エクセルがインストールされたパソコンがあれば、追加料金がかからない点も魅力です。

ただし、名刺を見ながら手入力するため、枚数が多いとデジタル化に時間がかかります。入力ミスが起きるリスクにも注意しましょう。

メモアプリで管理する

メモアプリでも名刺管理が可能です。Google KeepやEvernoteには、画像に書かれている文字を検索できる機能があります。そのため、自分で会社名などを入力しなくても、スマホで名刺を撮影するだけでデジタル化が完了します。無料で使えるアプリも多く、自分が持っている名刺を手軽に管理したい際に便利です。

ただし、社内で名刺データを共有して業務に生かすといった、高度な名刺活用には向きません。

法人向け名刺管理ソフトを導入する

法人向けの名刺管理ソフトを導入すると、名刺を整理するだけでなく、さらに進んだ活用が可能です。例えば、各従業員が別々に持っている名刺を、会社全体で共有できます。やり取りした履歴をメモする機能もあるため、顧客データベースとしても使えるでしょう。名刺と商談の履歴を登録しておけば、あなたが一人で進めている商談の内容を、他の従業員が把握することも可能です。

法人向けの名刺管理ソフトは主に有料ですが、営業やマーケティングの業務効率化を求めるならおすすめです。

名刺のデジタル化で失敗しないためのポイント

名刺管理をデジタル化する場合、名刺のスキャンなど、アナログ管理にはなかった作業が発生します。ここでは、デジタル管理で失敗しないためのポイントを紹介します。

名刺をもらったら早めにデータ化する

名刺をもらった際は、できるだけ早くデータ化することを習慣にしましょう。後回しにして名刺自体を紛失してしまうと、名刺データベースに登録することもできません。

名刺管理ソフトでは、スキャンした名刺にメモをつけることが可能です。名刺をもらったときに話した内容も、メモとして書き残しておくことをおすすめします。

こまめに名刺データのバックアップを取る

パソコンのデスクトップに名刺データを残していても、もしサーバーが壊れたら、何千枚もの名刺データが失われるかもしれません。名刺データを保存したファイルは、こまめにバックアップを取るようにしましょう。

名刺管理ソフトの種類によっては、自動バックアップ機能がついていることもあります。クラウド保存しスマートフォンや他の端末から閲覧することができるソフトもあります。こうした機能の活用もおすすめです。

スキャン後の名刺の捨て方に注意する

デジタル化が完了したら、紙の名刺は捨てても問題ありません。ただし、名刺には個人情報が記載されているため、捨て方には注意が必要です。

名刺をそのままゴミ箱に入れず、シュレッダーにかけて内容を読み取れない状態にしましょう。枚数が多い場合は、廃棄業者に処分を依頼する方法もあります。業者に依頼したら、廃棄証明書を忘れずに受け取ってください。

名刺をデジタル管理するメリット

名刺管理のデジタル化には、さまざまなメリットがあります。他の従業員との共有など、アナログ管理では難しかったことも実現可能です。

必要な名刺をすぐに探し出せる

数年前にもらった名刺が突然必要になった場合でも、デジタル管理ならあわてずに済みます。エクセルを利用するような感覚で、会社名や電話番号などで検索し、大量の名刺の中からすぐに情報を見つけることが可能です。

大量の名刺データを簡単に持ち歩ける

デジタル化した名刺データをスマホで見られる状態にしておけば、名刺ホルダーなどを持ち歩く必要はありません。スマホから、大量の名刺データを確認することが可能です。外出先で名刺を落とす心配もないため、出張が多い営業担当者にも適しています。

物理的な保管場所が必要ない

名刺をデジタル化したあとは、紙の名刺を廃棄することも可能です。今までたくさんの名刺ホルダーを置いていたスペースを、別の用途に活用できます。

社内で名刺データを共有できる

名刺管理ソフトを使えば、自分がもらった名刺を、会社全体で共有することもできます。名刺と一緒にメモした内容も閲覧できるため、業務効率化につながるでしょう。

例えば、あなたが有休を取って休んでいる日に、商談を進めていた相手から電話がかかってきたとします。「昨日見積もりしてもらった内容ですぐに注文をしたい」と言われたら、他の従業員は困るかもしれません。しかし、名刺データと商談メモを共有していれば、他の従業員がメモを見て見積書を探し、注文を受けることも可能です。

このように、アナログで名刺を管理していたときには対応できなかった状況にも、デジタル管理なら対応できます。

名刺をデジタル管理するデメリット

デジタル管理は便利な方法ですが、デメリットもあります。デジタル化を検討する際には、デメリットも考慮しましょう。

名刺をスキャンする手間がある

紙の名刺をデジタルで管理するためには、スキャンするか、スマホなどで撮影する必要があります。名刺が何千枚もある場合、かなりの手間と時間がかかるでしょう。名刺のスキャンは外注もできるため、必要に応じて検討することをおすすめします。

有料ツールを利用するとコストがかかる

法人向けの多機能な名刺管理ソフトは、有料になると考えたほうが良いでしょう。無料で使えるソフトもありますが、名刺を活用した業務効率化を目指すなら、さまざまな機能がある有料ソフトがおすすめです。

セキュリティ対策が必要となる

名刺には個人情報が詰まっているため、データ流出を防ぐ対策が必要です。名刺管理ソフトを導入する際は、アクセス制限や二段階認証など、セキュリティ対策の機能がついたものを選ぶようにしましょう。

名刺の管理方法で悩んだらプロに相談を

社内に大量の名刺がある場合は、デジタルで管理すると便利です。必要な名刺をすぐに探し出せるだけでなく、他の従業員と共有することで、業務効率化にも役立ちます。

株式会社トントンは、オフィスのデジタル化をサポートしています。名刺のデジタル化に便利なスキャナの導入や、名刺管理ソフトの選び方などを一貫してお手伝いいたします。ぜひお気軽にご相談ください。