企業によっては社内で様々なITツールやシステムを導入し、業務効率や生産性の向上を図っているところもあるでしょう。デジタル化を進めるにあたり、自社の大切な機密情報・社外秘情報・独自の技術やノウハウなどを、外部に漏えいしないように気をつけなければいけません。

そのためには、従業員同士が円滑に社内情報を共有したり、企業の経営資源にかかわる色々な情報を集約し統一して管理・運用したりする情報の一元化が大切です。情報の一元化により、バラバラに保存されることを回避できるため、データの正確な保存・保管の把握が可能になり業務効率や生産性の向上に繋がります。

この記事では、社内情報の一元化の基礎基本や一元管理の5つの方法と、期待できる効果などについて解説していきます。

社内情報の一元化に取り組むべき理由

企業によって提供する商品やサービスは異なりますが、顧客や従業員の個人情報、会社の機密情報などの重要なデータを外部へ漏えいさせないようにしたい、情報セキュリティを強化したいという想いはどこも同じでしょう。社内情報は、複数の場所でバラバラに保存・保管していると、必要になった際に置いてあるところを他の従業員に聞いたり探し回ったりしなければいけません。

その間は作業の手が止まってしまうため、生産性や業務効率の低下を招きます。一方で社内情報が一元化できていれば、各部署に保存・保管しているデータを一か所に集約して管理が可能になるので、業務に必要な情報がすぐに入手できます。

企業が取り扱う情報は日々増え続けているため、自社に必要なものだけを見極め取捨選択しながら有益な情報を活用していくことが求められます。社内情報や経営資源にかかわる様々な情報も、適切に管理しなければ情報漏えいのリスクが高まったり、業務効率や生産性の低下を招いたりする恐れがあるでしょう。

そのため、企業が取り扱う情報を組織全体で管理して、外部へ情報漏えいさせないようにや、業務効率、生産性の向上を図るために一元化が必要になるのです。

社内で情報の一元化をする5つの方法

情報の一元化はやり方次第で業務効率を良くする近道になるでしょう。社内で情報の一元化をする5つの方法を解説します。

1. 電子化する
2. 社内wiki（マニュアルBook）を作る
3. TODOリストを共有する
4. ITシステムを使って各業務をオンライン化する
5. ERPを使う

1.電子化する

社内情報の電子化により、パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスを使用して、インターネット回線に接続できる場所なら、社内外のどこからでも一元化された電子データの閲覧・管理が可能です。

紙媒体で社内情報を保存・保管するのであれば、オフィスにスペースを確保する必要がありますが、電子化するとインターネット上で管理できるため置き場所を考えなくて良くなります。

2.社内wiki（マニュアルBook）を作る

システムツールを使用して、権限を付与された従業員が誰でも書き込むことができる社内Wiki(マニュアルBook)で、業務ノウハウや社内情報の蓄積・共有の一元化が可能です。例えば、業務に関してわからないところを、社内Wikiを閲覧すれば詳しい従業員が書いてくれていたり、質問したりしてすぐに解決できる可能性が高くなります。

3.TODOリストを共有する

TODOリストを一元化して、従業員同士が共有することで一人ひとりが、何の作業に取り組んでいるのかが明確になり、進捗状況の把握や各自がやるべきことの優先順位をつけて実行しやすくなります。

例えば、TODOリストの作成におすすめのクラウドサービスとして、例えばクロジカを活用することで、タスク管理がしやすくなったり、業務効率が向上したりできるので便利です。

4.グループウェアを使って各業務をオンライン化する

社内情報の一元化には、グループウェアを使って各業務をオンライン化することも効果的です。業務効率や生産性を高めるためには、セキュリティが強固なグループウェアを導入して、組織全体で活用することが大切です。

従業員の誰もが扱いやすいものを導入しなければ、情報の共有化が図れませんから、例えば「Stock」などシンプルで利便性が高いクラウド型情報共有ツールを活用してみましょう。

5.ERPを使う

ERPはEnterprise(企業)Resource(資源)Planning(計画)の略語です。企業の経営資源にかかわる色々な情報を一元的に管理を行い、経営資源を適切に活用するための考え方を指しますが、システムツール自体を表す場合もあります。ERPシステムを使うことで、業務に関する情報の一元化が可能になり、業務効率や生産性の向上に繋がります。

社内情報の一元化により期待できる5つの効果

ここまでで、社内情報の一元化の意味や必要性に触れてきましたが、一元化に取り組むことで自社にどのような効果が期待できるのか疑問に思うでしょう。

本章では、社内情報の一元化により期待できる5つの効果を解説します。

1. 業務効率が向上する
2. コミュニケーションが活発になる
3. 生産性が向上する
4. 情報やデータの漏えいリスクを防げる
5. 業務ノウハウや情報を共有しやすくなる

業務効率が向上する

社内情報を一か所に集約して管理することで、従業員は必要なデータを即座に発見できるため、情報収集が早くなります。情報を探し回る労力が減ったり、情報収集の時間の短縮に繋がったりするので、業務効率の向上が期待できるでしょう。

コミュニケーションが活発になる

一元化によって、従業員同士の情報共有が容易になり社内で各部署の業務や、プロジェクトの状況が把握しやすくなるので、コミュニケーションの活発化が期待できます。社内情報を1つの管理方法で集約できるため、経営陣と現場の従業員との間で情報収集の誤解や、認識不足の防止にも役立つでしょう。

生産性が向上する

社内情報の一元化によって、一か所に集約して管理できることは、バラバラの情報が整理整頓されるため、業務に必要な過去のデータや自社の技術、ノウハウの素早い取り扱いが可能になります。情報収集の手間が省けるようになると、作業効率が良くなり生産性の向上に繋がります。

情報やデータの漏えいリスクを防げる

自社で様々なITツールやシステムを導入しているところは、機密情報・社外秘情報・独自の技術や、ノウハウなどの漏えいをしないようにセキュリティを意識する必要があります。社内情報を一元管理することで、一か所に集約できるため管理がしやすくなり、情報やデータの漏えいリスクを防げます。

業務ノウハウや情報を共有しやすくなる

社内情報が一元化されていなくて分散していると、例えば、業務に必要な情報を把握している人としていない人が出て、従業員同士で情報格差が起きてしまいます。一元化を行うことで、従業員全員が業務ノウハウや情報を共有しやすくなり、情報格差が軽減されるでしょう。

まとめ

社内情報の一元化により、従業員同士で業務ノウハウや情報を共有しやすくなりコミュニケーションの活発化に繋がります。各部署の情報を一か所に集約できれば、データの正確な保存・保管の把握が可能になり、業務効率や生産性の向上、情報漏えいのリスク軽減が期待できます。

従業員数が増えれば、取り扱う情報も増えて管理が難しくなりがちですから、企業規模が大きいところほど社内情報の一元管理は欠かせないでしょう。これを機に、社内情報のIT移行を検討してみてください。