クラウドストレージは、データをインターネット上にあるサーバーに保存できるサービスで、写真や書類などをアップロードし、どの端末からでもアクセスできます。

クラウドストレージを利用することで、管理コスト削減、どこからでもアクセスできる、自動バックアップ、プラン選択が可能などのメリットがあります。しかし、クラウドストレージサービスを選ぶ際には、セキュリティ性能、ストレージ容量、アクセス性能、利用料金、サポート体制などのポイントを考慮する必要があります。

本記事では、クラウドストレージとファイルサーバーの違いや、クラウドストレージのメリット、中小企業におすすめなクラウドストレージサービスを紹介します。

 

1.クラウドストレージとは

クラウドストレージは、インターネット上にあるサーバーを使って、データを保存できるサービスです。例えば、普段パソコンやスマートフォンに保存している写真や書類を、クラウドストレージにアップロードすることで、インターネットに接続されたどの端末からでも、いつでもアクセスできます。また、同じデータを複数の端末で共有することも可能です。

クラウドストレージを使うことで、データを紛失するリスクを低減できます。例えば、パソコンやスマートフォンが故障したり、紛失した場合でも、クラウドストレージにデータを保存していれば、データを復元することができます。

また、クラウドストレージは、データをセキュリティ強化されたサーバーに保存するため、セキュリティ上のリスクを低減できます。ただし、利用にあたっては、月額料金や容量制限など、費用や制限がある場合があるため、注意が必要です。

クラウドストレージは、中小企業でも利用できる手軽なサービスであり、例えば、社員が出張先からでも必要な書類にアクセスできるようにするために利用することができます。また、社内の情報共有やバックアップとしても活用できます。

今使っている社内のファイルサーバーとの違い

クラウドストレージとファイルサーバーは、両方ともデータを保存するためのサービスです。

ファイルサーバーは、オフィス内に設置されたサーバーを利用して、社内で共有するデータを保存するサービスです。社員はオフィス内のコンピューターからサーバーにアクセスし、必要なデータにアクセスできます。また、社員同士でデータを共有することも可能です。

一方、クラウドストレージはインターネット上にあるサーバーを利用して、データを保存するサービスです。社員はインターネットに接続されたどの端末からでも、いつでもアクセスできるようになります。また、同じデータを複数の端末で共有することも可能です。

ファイルサーバーとクラウドストレージの違いは、主に以下のような点です。

 

1.ファイルサーバーは社内のコンピューターからしかアクセスできない

ファイルサーバーは社内のコンピューターからしかアクセスできませんが、クラウドストレージはインターネットに接続されたどの端末からでもアクセスできます。

2.クラウドストレージは自動でバックアップが保存される

ファイルサーバーは、オフィス内に設置されたサーバーにデータを保存するため、災害や故障などの際にはデータのバックアップが必要です。一方クラウドストレージは、インターネット上にあるサーバーにデータを保存するため、バックアップが自動的に行われる場合が多く、バックアップの手間を軽減することができます。

3.ファイルサーバーは保守代が、クラウドストレージは月額利用料がかかる

ファイルサーバーはサーバーの設置や保守管理などにコストがかかりますが、クラウドストレージは必要な容量や機能に応じた月額料金がかかります。そのため、初期投資が抑えられ、必要に応じてスケールアップすることができる点がクラウドストレージのメリットです。

 

要約すると、ファイルサーバーは社内で共有するために設置されたサーバーを利用するサービスであり、クラウドストレージはインターネット上にあるサーバーを利用するサービスです。

中小企業にとっては、コストやバックアップの手間を軽減することができるクラウドストレージの利用が有益です。また、クラウドストレージは、スケールアップや機能追加などの拡張性に優れており、柔軟にニーズに合わせた運用が可能です。

一方で、データのセキュリティについては、ファイルサーバーの方が管理がしやすいというメリットがあります。オフィス内にサーバーを設置するため、物理的なアクセス制御やセキュリティ対策がしやすく、クラウドストレージよりもセキュリティ面で優れているとされます。

そのため、中小企業にとっては、データの重要度やセキュリティの観点、コストや利便性などを総合的に判断し、適切なストレージの選択が求められます。

2.中小企業がクラウドストレージを利用するメリット

クラウドストレージの利用には、以下のようなメリットがあります。

1. ファイルサーバーよりも管理コストが削減できる
2. どこからでもサーバーにアクセスできる
3. 自動でデータがバックアップ保存される
4. 企業規模に合わせたプランを選べる

1.ファイルサーバーよりも管理コストが削減できる

ファイルサーバーには、ハードウェアやソフトウェアの購入・設置・運用費用など、多くのコストがかかります。また管理者が必要で、セキュリティ管理やシステムのメンテナンスなど、管理作業にも多くの時間と費用がかかります。

これに対してクラウドストレージは、クラウドプロバイダーがサーバーの購入・設置・運用・管理を行っているため、管理コストを大幅に削減できます。

2.どこからでもサーバーにアクセスできる

クラウドストレージを利用することで、インターネットに接続されたどの端末からでも、必要なファイルにアクセスすることができます。オフィス外での業務やリモートワークを行っている場合でも、必要なファイルにすばやくアクセスすることができるため、業務効率の向上につながります。

また、複数人での共同作業も容易に行えるため、業務プロセスの改善が期待できるでしょう。

3.自動でデータがバックアップ保存される

クラウドストレージには、自動バックアップ機能が備わっています。この機能により、定期的にバックアップが取られ、データの消失や漏洩などのリスクを低減することができます。

また、データを手動でバックアップする必要がないため、管理作業の手間を大幅に削減できます。

4.企業規模に合わせたプランを選べる

クラウドストレージを利用する際には、企業の規模に合わせたプランを選ぶことができます。

例えば、中小企業は小規模プランを選ぶことで、必要な容量だけを利用できます。そのため、コストを抑えることができます。一方、大企業は膨大なデータ量を扱うため、大容量のストレージを利用する必要があります。クラウドストレージでは、企業の規模に合わせた様々なプランが用意されているため、必要なストレージ容量に合わせて柔軟に選ぶことができるのです。

また、クラウドストレージは従量課金制を採用しているため、必要なストレージ容量に合わせた利用料金を支払うことができます。さらにプランの変更が容易であるため、企業の成長に合わせてプランを変更することができます。例えば、企業が成長し、ストレージ容量が不足する場合は、プランをアップグレードすることで、必要な容量を追加することができます。

以上のように、クラウドストレージを利用することで、企業の規模や成長に合わせて柔軟にストレージ容量を選ぶことができるため、コストを抑えながら効率的なデータ管理を行うことができます。

3.クラウドストレージサービスを選ぶポイント

ここまでのメリットをご紹介して、「クラウドストレージを検討したい！でもサービスがありすぎて何を基準にクラウドストレージを選んだらいいかわからない」という方に向けて、クラウドストレージサービスを選ぶポイントを解説します。

1. セキュリティ性能
2. ストレージ容量
3. アクセス性能
4. 利用料金
5. サポート体制

1.セキュリティ性能

クラウドストレージサービスを選ぶ際に最も重要な項目は、セキュリティ性能です。

企業が保有するデータには、顧客情報や財務情報など、重要な情報が多く含まれています。そのため、情報漏洩やデータの消失が発生してしまわないよう、セキュリティ対策が十分に行われていることが求められます。

具体的には、データの暗号化、二段階認証の導入、不正アクセスの監視などが行われているかどうかを確認しましょう。

2.ストレージ容量

クラウドストレージサービスのストレージ容量は、保有するデータ量に応じて選ぶ必要があります。

ストレージ容量が不足すると、新しいデータを保存できなくなったり、データの整理ができなくなったりするため、ストレージ容量には注意が必要です。また、ストレージ容量が十分にある場合でも、将来的に増加することが予想される場合は、拡張が容易かどうかを確認する必要があります。

3.アクセス性能

クラウドストレージサービスを利用する場合、どこからでもアクセスできることが大きなメリットの1つです。しかし、アクセス性能が低い場合、利用者がストレージ内のデータを取得することが遅くなってしまいます。

そのため、アクセス性能の高いクラウドストレージサービスを選ぶことが望まれます。具体的には、アクセス速度の向上や、大容量データの高速アップロード、ダウンロードが可能なサービスを選ぶことが重要です。

4.利用料金

クラウドストレージサービスの利用料金は、プランによって大きく異なります。利用するストレージ容量や、データ転送量に応じて料金が発生する場合もあります。また、利用期間に応じて割引が適用されることもあります。

見落としがちな契約期間や解約金の有無なども複数のサービスを比較して、自社の利用目的に合わせた最適なコストパフォーマンスを考えることも必要です。

5.サポート体制

クラウドストレージサービスを利用する際には、サポート体制も重要なポイントとなります。トラブルが発生した場合、すぐに問い合わせることができるか、サポート体制が充実しているかが重要です。

また、サポートの対応時間や方法も確認しておくことが大切です。特に、ビジネスで利用する場合には、自社の稼働時間にサポートデスクが運営されているかなどは要チェックです。

4.中小企業におすすめなクラウドストレージサービス3選

それでは中小企業で使いやすい、使い方が簡単でITシステムに慣れていない従業員にも使いやすいと評判なクラウドストレージサービスを3つ紹介します。

• Dropbox Business
• OneDrive for Business
• Box

1.Dropbox Business

引用：Dropbox公式サイト

Dropbox Businessは、Dropbox Japan株式会社が提供する、Microsoft OfficeのファイルやGoogleスプレッドシートやドキュメントなどのファイルもすべて作成、保管、共有ができるクラウドストレージサービスです。ドラックアンドドロップだけでファイルを共有ストレージにアップロードでき、データの移動が簡単です。

パソコンではWindowsとMacにかかわらずもちろん使えますし、スマートフォンアプリからも同じクラウドストレージにアクセスして、データを見ることができます。

プラン

Professional	2,400円/月額	年間払いの場合は1ヶ月あたり2,000円。1人～ ストレージ容量は3TB。
Standard	1,800円/月額	年間払いの場合は1ヶ月あたり1,500円。3人～ ストレージ容量は3TB。 小規模チーム向け
Advanced	2,880円/月額	年間払いの場合は1ヶ月あたり2,400円となります。3人～ ストレージ容量は必要なだけ購入。 大規模チーム向け
Enterprise	問い合わせ	すべての機能や管理、サポートを利用することができます。 企業向け

 

2.OneDrive for Business

引用：OneDrive公式サイト

OneDrive for Businessは、日本マイクロソフト株式会社が提供する、Microsoft製品と完全に互換性を持ったクラウドストレージサービスです。ExcellやPowerPointなどMicrosoftのファイルを共有し、リアルタイムで共同作業できるのが特徴です。

OneDrive for BusinessもパソコンではWindowsとMacにかかわらずもちろん使えますし、スマートフォンアプリからも同じクラウドストレージにアクセスして、データを見ることができます。

プラン

OneDrive for Business (Plan 1)	630円/1ユーザー月額	年間契約となります。 OneDriveストレージによるファイル共有が利用できるプランです。
OneDrive for Business (Plan 2)	1,250円/1ユーザー月額	年間契約となります。 OneDriveストレージによるファイル共有に加えて高度なセキュリティとコンプライアンスの機能が利用できるプランです。
Microsoft 365 Business Basic	750円/1ユーザー月額	月間契約の場合は1ヶ月あたり900円となります。 Microsoft Teamsとクラウドストレージが利用できるプランです。
Microsoft 365 Business Standard	1,560円/1ユーザー月額	月間契約の場合は1ヶ月あたり1,880円となります。 法人メール、Officeアプリ、OneDriveなどの各種サービスが利用できるプランです。 このプランが使い勝手が良くおすすめ

 

3.Box

引用：Box公式サイト

Boxは、株式会社Box Japanが提供する、1,500以上のアプリと統合可能なクラウドストレージサービスです。情報共有・共同作業はもちろん、反復作業のワークフロー業務の効率化にも貢献します。

パソコンではブラウザ環境で利用でき、スマートフォンアプリからも同じクラウドストレージにアクセスして、データを見ることができます。

プラン

Business Starter	605円/1ユーザー月額	年払いの場合は1ヶ月あたり574.75円となります。 ストレージ容量は100GBまで、2GBまでのファイルをアップロードできます。 お試しで使えるプランです。
Business	1,980円/1ユーザー月額	年払いの場合は1ヶ月あたり1,881円となります。 ストレージ容量は上限無し、5GBまでのファイルをアップロードできます。 お試しで使えるプランです。
Business Plus	3,300円/1ユーザー月額	年払いの場合は1ヶ月あたり3,135円となります。 外部のコラボレーターの上限がなくなります。 組織全体のコンテンツ管理を可能にする一番人気のプランです。
Enterprise	4,620円/1ユーザー月額	年払いと月払いの料金は同じになります。 高度なコンテンツ管理とデータ保護を可能にするプランです。
Enterprise Plus	問い合わせ	コンテンツクラウドの全機能を集約したプランです。

 

5.まとめ◆ファイルサーバーとクラウドストレージをうまく使い分けよう

クラウドストレージは、インターネット上にあるサーバーを使って、データを保存できるサービスです。

コストやバックアップの手間を軽減することができるクラウドストレージは、スケールアップや機能追加などの拡張性に優れており、柔軟にニーズに合わせた運用が可能です。

一方で、データのセキュリティについては、ファイルサーバーの方がデータのセキュリティ面は管理がしやすいというメリットがあります。オフィス内にサーバーを設置するため、物理的なアクセス制御やセキュリティ対策がしやすく、クラウドストレージよりもセキュリティ面で優れているとされます。

そのため、中小企業にとっては、データの重要度やセキュリティの観点、コストや利便性などを総合的に判断し、適切なストレージの選択が求められます。自社に適した運用方法を検討するためには、両サービスの導入を支援できる業者に相談することをおすすめします。