「電子契約を導入するメリットを知りたい」

「電子契約は法的に有効なの？」

こんな疑問を抱える企業様も多いのではないでしょうか。

電子契約を利用すれば書面契約と同様に、法的な契約を行うことが可能です。また、印刷代や郵送費などを削減できたり、契約期限などの管理ができるメリットがあります。

本記事では、電子契約システムを導入するメリット・デメリットなどを詳しく解説します。電子契約システムの導入をお考えの企業様は、ぜひ参考にしてください。

1.電子契約システムとは

電子契約とは、紙の契約書に押印する代わりにインターネット上で電子ファイルに「電子署名」や「タイムスタンプ」を付与して契約を締結できるシステムです。「いつ・誰が・何に」合意したのかを電子署名とタイムスタンプで記録すれば、書面契約と同様の効力を持ちます。

書面を印刷し押印して契約するやり取りをなくせば、手続きの手間を省くことができて、業務の効率化につながります。また、電子契約は契約書をクラウド上で保管でき、会社名、契約書名、金額などさまざまな項目で検索ができるため、契約更新の漏れを防ぐことが可能です。

2.電子契約システムの3つのメリット

電子契約システムのメリットは、下記の3つです。

 

ひとつずつ見ていきましょう。

印紙税・印刷代が削減できる

電子契約は、印紙税の課税対象ではなく、印刷代や郵送費などもかかりません。また、紙ベースで保管する必要もありません。インターネット上でやり取りができる電子契約なら郵送の時間がかからないため、契約までの時間短縮が可能です。

一方で、書面契約をすると印紙税以外に印刷・封筒代・郵送費などがかかります。また、契約書を保管する倉庫を用意しなければなりません。契約書を出したり、しまったりの時間的なコストがかかります。

契約書保管・管理の効率化

電子契約システムを導入すると、契約書の保管・管理がしやすくなります。たとえば、電子契約ならデータを保存するだけで済むので、契約書を保管するスペースが必要ありません。また、「印刷→製本→押印→郵送」といった一連の手続きを省くことができます。

一方で、紙の契約書の場合は、書庫などで一定期間保管する義務があります。また、契約書が増えてくると契約書を保管するスペースが必要になったり、探すのに手間がかかります。

電子契約を導入すれば、契約書の保管・管理業務が効率化するでしょう。

在宅勤務に対応しやすい

電子契約は、書面契約と比較して紙や押印が必要ないため、場所や時間を問わず契約を締結できます。書面契約でかかっていた時間を短縮でき、スムーズに契約を進められるので業務の効率を高められます。

一方で、電子契約が導入されていないと、営業担当が業務の契約手続きを出社して行わなければなりません。また、紙の契約書に会社の判子を押印する必要があるため、在宅勤務が難しいです。

積極的に在宅勤務を取り入れていこうとお考えの企業は、電子契約の導入を進めていきましょう。

 

3.電子契約システムの3つの注意点

電子契約システムの注意点は、下記の3つです。

 

ひとつずつ見ていきましょう。

導入時は業務内容が大幅に変わるため混乱しやすい

電子契約システムを導入すると、業務フローの見直しや操作方法を覚える必要が出てきます。ITシステムに馴染みがない方は、抵抗を感じるケースが多いです。

電子契約を導入する際には、社員全員に周知して理解を得る必要があります。今まで紙や判子で対応していた契約のプロセスが変わるため、業務フローの大幅な見直しが発生します。

社内教育・研修を行い、電子契約を運用できるように整えていく必要があるでしょう。

すべての契約が電子契約に対応していない

近年、多くの書類をペーパーレス化したいと考える企業も多いです。しかし、法律に基づき紙面での交付を義務づけられている契約書もあるため注意すべきです。

たとえば、定期借地契約、定期建物賃貸借契約などの書類は、法令等により紙の契約書を用いることが義務付けられています。間違った方法で契約書類を作成しないように、ルールを確認しておきましょう。

取引先の理解を得るのが難しい

電子契約システムを導入するデメリットは、取引先の理解を得るのが難しいことです。電子契約を自社で導入したとしても、取引先に応じてもらえなければ成立しません。

主要な取引先が電子契約を導入していないのに、紙の契約のやり取りを完全に廃止すると機会損失が生じてしまいます。電子契約の導入を促す場合には、操作方法などをフォローする体制が必要になるでしょう。

 

4.おすすめの電子契約サービス3選

おすすめの電子契約サービスは、下記の3つです。

• 電子印鑑GMOサイン
• クラウドサイン
• freeeサイン

ひとつずつ見ていきましょう。

電子印鑑GMOサイン

※引用：電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、導入企業数は260万社を超え、今一番選ばれている信頼度が高い電子契約サービスです。契約情報の管理・検索がしやすく、オプションにて既存の業務システムと連携が可能です。

GMOサインは契約印タイプと実印タイプの2つの電子署名から選ぶことができます。また、他の電子契約サービスと比較すると、月額料金や送信料が安いのも特徴です。

料金プラン	内容
お試しフリープラン 0円/月	月5件まで送信が無料。 メール認証により本人性を担保する契約印タイプ
契約印＆実印プラン 9,680円/月	送信数は無制限 電子証明書により本人性を担保する実印タイプと、契約印タイプを選択可能 契約印タイプ：110円/1件 実印タイプ：330円/1件

 

クラウドサイン

※引用：クラウドサイン

クラウドサインは、導入企業数は250万社以上、弁護士ドットコム株式会社による弁護士監修があるため安心して利用できる電子契約サービスです。テンプレート作成、タスク管理、契約書検索など多くの機能が網羅されています。

Microsoft Teams、Kintoneなど外部サービスとの連携ができ、業務をより効率化することができます。契約書の送信はPDF形式のみで、1回ごとの送信料が220円なので他社と比較すると少し高いです。

料金プラン	内容
Free Plan 0円/月	月5件まで送信が無料。
Light 11,000円/月	送信1件あたり220円 個人事業主や小規模企業向けのプランです
Corporate 30,800円/月	送信1件あたり220円 一般企業向けの標準プランです
Business 問い合わせ	内部統制・セキュリティ強化の機能を備えたプランです
Enterprise 問い合わせ	全社利用を想定した企業向けの、書類管理機能を備えたプラン

 

freeeサイン

※引用：freeeサイン

株式会社サイトビジットが提供しているfreeeサインには、下記の3つの特徴があります。

• Googleドキュメントで契約書のテンプレートの編集が可能
• フォルダ権限設定をすれば、閲覧できる人数を制限できる
• 契約書送信に費用が発生しない

料金プラン	内容
無料プラン 0円/月	月1件まで送信が無料
Lightプラン 5,478円/月	月50件まで送信が無料
Light Plusプラン 21,780円/月	送信件数無制限
Proプラン 55,000円～/月	送信件数無制限

 

5.電子契約サービスを選ぶ際の4つのチェックポイント

電子契約サービスを選ぶ際のチェックポイントは、下記の4つです。

 

ひとつずつ見ていきましょう。

自社の利用用途に合っている

電子契約サービスを選ぶ際には、自社の利用用途に合っているか確認をすべきです。なぜなら、導入する目的が明確でないと、コストばかりかかってしまい、大した効果が得られないからです。

たとえば、契約の手間を減らして業務効率を高めたい場合には、通知機能や検索機能が充実している電子契約サービスがおすすめです。

契約する前に自社で使用したい機能が十分に備えられているか確認してから、電子契約サービスを選択しましょう。

導入にはどの程度の期間が必要なのか

電子契約システムを導入する時には、いつまでに導入したいのか考えておきましょう。主要な取引先がすでに電子契約を導入しており、急ぐ場合にはすぐに使えるサービスを選ぶ必要があります。

自社で使える予算により導入できるサービスも変わってきます。導入する際にはどの程度の費用がかかるのか確認をして電子契約サービスを選択しましょう。

費用に合う効果が見込める

電子契約を導入する際には、費用に見合う効果が見込めなければ意味がありません。どの電子契約システムを導入するかで費用が異なってきます。どの部分をコスト削減したいのか考え、毎月利用料金が発生してでも導入する必要があるサービスなのか判断すべきです。

電子契約システムのサービス内容を比較して、自社にメリットがあるのか考えることが大事です。電子契約システムを導入したからには、しっかりと利益を得られるようにしましょう。

セキュリティが万全である

電子契約は、インターネット上で契約を締結して、原本は保管します。一方で、紙の契約書の場合は、ロッカーなどに保管して鍵をかけて管理ができます。

電子契約を導入する際には、インターネット上で保管になるためセキュリティが万全でなければなりません。なぜなら、セキュリティが万全でないと、サイバー攻撃によるデータ改ざんやウイルスによる情報漏えいのリスクにつながってしまうからです。

暗号化技術などを用いられているか確認して、セキュリティが万全である電子契約サービスを選択しましょう。

 

6.まとめ◆電子契約システムで業務を効率化

本記事では、電子契約システムを導入するメリット・デメリットなどを詳しく解説しました。

電子契約は、印刷代や郵送費などがかからなかったり、契約書を保管したりする必要もありません。インターネット上でやり取りができるので、郵送の時間がかからないため契約までの時間を短縮できます。

電子契約サービスを選ぶ際には、自社で使用したい機能が十分に備えられているか確認するのがポイントです。また、導入したからには、しっかりと利益を得られるようにしましょう。