「オフィスのレイアウトを変えようと考えており、フリーアドレスという方法を知った」

「自社がフリーアドレスに適しているのかを知りたい」

そんな風にお悩みの人に、知っておいて欲しいことがあります。

近年、多様な働き方を実現するきっかけとして、フリーアドレスが注目されています。しかしただフリーアドレス制を導入しただけでは、従業員のストレスが増すだけで、多様な働き方から遠のいてしまうかもしれません。

この記事では、フリーアドレスのメリットやデメリットの他、フリーアドレス制に向いている会社の特徴や、具体的な導入方法まで解説しています。ぜひ隅々までチェックして、後悔しないフリーアドレスオフィスを構築してください。

 

1.フリーアドレスオフィスとは？

フリーアドレスオフィスとは、従業員一人ひとりに割り当てられた固定席をなくし、社内の好きな席に座って仕事ができるようにした事務所のことです。カフェやコワーキングスペースのように、大きなテーブルを複数人で共有するパターンも多くあります。

なお、フリーアドレスという言葉は日本独自のもので、英語では「Hot Desking」などの表記を用います。

フリーアドレスとリモートワークの違い

フリーアドレスオフィスは、あくまで社内において自分の席を選べるようにした形式です。

一方、近年話題になっているリモートワークは、会社の外で仕事する点に特徴があります。リモートワークは必ずしも在宅勤務のことを指すわけではありません。カフェにパソコンを持ち込み仕事をする場合もリモートワークやテレワークと呼びます。

 

2.フリーアドレスオフィスのメリット

フリーアドレス制のオフィスには、主に3つのメリットがあります。

社内のコミュニケーションが活発になる

従業員が毎日違う席に座ることで、違う部署の人など、今まで話す機会のなかった相手との会話が生まれます。こうした会話の中から、新しいアイデアが生まれることも期待できます。

オフィスのスペースを有効活用できる

外回りの営業が多い会社の場合、昼間は空いている席が多いのではないでしょうか。フリーアドレス制にすると、スタッフ全員分の固定席を置く必要がなくなるため、余ったスペースを有効活用できます。

従業員が仕事の進め方を意識するきっかけになる

フリーアドレス制に切り替えると、従業員は自分に合った席選びの方法や、机上の道具を管理する方法などを考えることになります。仕事の進め方が適切かを意識するきっかけにもなるでしょう。

 

3.フリーアドレスオフィスのデメリット

フリーアドレス制を検討する際、特に気をつけなければならない3つのデメリットをご紹介します。

仕事の効率が悪くなる可能性がある

固定席がなくなることで、「誰がどこに座っているのか分からない」「他の人が作った書類の保管場所が分からない」といった問題が出てくる恐れがあります。座席管理ツールの利用や書類の保管に関するルール作りなどで、対策を取りましょう。

一部の従業員にはストレスにもなる

フリーアドレス制は、従業員の気持ちにも変化をもたらします。固定席がなくなると、「自分の居場所がなくなった」と孤独を感じる従業員もいるかもしれません。

他にも、「周りの話し声が気になって仕事に集中できない」「私物の管理が面倒」といった不満が出る可能性も考えられます。

従業員がストレスを感じていると、仕事の効率も低下する恐れがあります。各従業員への配慮を忘れないようにしましょう。

セキュリティ管理に注意が必要

社内でも一部の人にしか共有できない機密情報を扱っている部署では、フリーアドレス導入は慎重に検討してください。電話の取り次ぎや書類のやりとりの過程で、他の従業員に情報が漏れてしまうかもしれません。

機密情報を扱う部署では、同一部署の中だけでフリーアドレス化する「グループアドレス」を導入することも方法の一つです。

 

4.自社がフリーアドレス制に向いているのかをチェック

ここでは、フリーアドレス制に向いている会社と向いていない会社の傾向をご紹介します。どちらに当てはまるかを確認するだけで、あなたの会社がフリーアドレスに向いているかどうかをすぐにチェック可能です。

フリーアドレス制に向いている会社

フリーアドレスが向いている企業は次のような特徴があります。

 

そもそもフリーアドレスにするためには、業務のクラウド化が完了しており、社内でのデータ共有がスムーズに行われている状態が望ましいと言えます。従業員は毎日席を移動することになるため、ノートパソコンだけで日常業務を完結させる必要があるからです。

そのほかにも、外回りのメンバーが多くオフィスにいる従業員が少ない会社、もしくは営業部などの部署などにもおすすめです。外出するメンバーが多い場合、「誰もいないのにスペースを取ってしまう」デッドスペースができてしまいますが、フリーアドレスにすることでオフィスの限られたスペースを有効活用できるでしょう。

フリーアドレス制に向いていない会社

すべての企業にフリーアドレスをおすすめすることはできません。フリーアドレスの導入が向いていない企業もあります。おすすめできない企業の特徴は次の4つです。

 

ノートパソコンよりもスペックの高いデスクトップパソコンを使わなければならない、個人情報などの機密情報を扱うことが多い会社・部署では、フリーアドレス制はおすすめできません。このような場合は、ひとりひとりに固定席を設けていた方が業務が効率的です。

また、紙の書類を利用することが多い場合、フリーアドレス化しても、書類の保管場所まで移動する手間が発生します。フリーアドレスを導入する前に、今の業務方法を見直す必要があるでしょう。

 

5.フリーアドレス制に向いていない会社の対処方法

上の項目で「フリーアドレス制に向いていない」要素が多かった場合は、まず向いていない要素を改善することから始めましょう。

紙の書類でのやりとりが多い場合、IT化やクラウド化にまず取り組み、フリーアドレスのみならずテレワークなどの多様な働き方に対応できる基盤をつくるのが先決です。自社にノウハウがなく、クラウド化のイメージができず導入をためらってしまうのであれば、オフィスのIT化やクラウド化が得意な専門業者に相談することをおすすめします。

また、機密情報を扱っている会社の場合、会社全体でフリーアドレス化するよりも、特定の部署だけでのグループアドレス化を検討する方が近道です。一般的にバックオフィス系の部署はIT化しやすい一方、フリーアドレスやテレワークには不向きです。営業部やマーケティング部など、自由度の高い部署のみでの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

6.フリーアドレスオフィスを成功させるポイント

フリーアドレスを導入しても、うまくいかずに固定席に戻してしまうケースも存在します。そのような失敗を防ぐためにも、2つのポイントを押さえておきましょう。

目的を明確化しデメリットへの対策を考える

まずは「フリーアドレス化で何を実現したいのか」を明確にします。そして、導入後に発生しそうな問題への対策を考えておきましょう。

例えば、コミュニケーションの活発化を目的に導入しても、雑談ばかりが増えて仕事の効率が落ちてしまっては逆効果です。コミュニケーションを取るためのスペースと、会話をせずに集中するスペースを分けるといった対策を検討しましょう。

従業員がストレスを感じないよう配慮する

従業員は心の中で、「フリーアドレス制にしないでほしい」「正直困る」と思っているかもしれません。皆がストレスを感じないように工夫しましょう。例として、席選びの負担を減らす座席抽選システムの導入や、私物を安全に保管できるロッカーの設置などがあります。

また、運用ルールを作る際には、従業員の声を取り入れることも忘れないでください。

 

7.まとめ◆フリーアドレスオフィス導入の不安はプロに相談を

株式会社トントンでは、フリーアドレスオフィス導入のサポートも行っています。フリーアドレス化と合わせて検討したい社内のIT化やデータ共有のルール作りもお手伝いいたします。

また、オフィスのレイアウト変更をする際、プリンタや電話の移設、増設が必要になるケースもあるでしょう。OA機器に関する相談も受け付けていますので、ぜひお問い合わせください。