「ITを使って、もっと業務を効率化したい。しかし何から始めるべきだろうか」

そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

ITを利用して業務効率化を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

今回の記事では、業務効率化を始める前に知っておくべきことや、ITツールの活用例、社内でIT化を進める方法などをご紹介します。最後までしっかりチェックして、業務効率化を成功させてください。

1.最近よく聞くDX化との違い

業務効率化と関わりのある言葉として、IT化とDX化があります。まずは、この2つの言葉の違いについて知っておきましょう。

IT化は、今まで紙などを使いアナログで行っていた作業をデジタルに置き換えることです。

一方、DX化にはもっと広い意味があります。DXは「Digital Transformation」の略称で、デジタル技術を用いて人々の仕事や生活をより良い方向へ変化させることを意味します。業務だけでなく、生活全体に関わる点が特徴です。IT化は、DX化という大きな取り組みの一部とも言えます。

あなたが社内で行いたい業務効率化は、IT化とDX化のどちらに近いでしょうか。その目標によっても、選ぶべきITツールや導入方法が変わってきます。

2.業務をIT化するメリットと注意点

業務をIT化することはもちろんメリットがありますが、計画的な導入を検討しなければ、使いこなせないリスクもあります。導入時は注意点も考慮して検討しましょう。

IT化するメリット

自社の業務をIT化することで、主に3つのメリットを得られます。

無駄な業務に多くの時間を取られ、大事な業務に十分な時間を割けない、という悩みはありませんか。IT化で手間のかかる業務を減らせば、本来集中するべき業務に力を入れることが可能となり、結果的に生産性のアップが期待できます。

業務効率化に成功し残業が減れば、人件費の削減も期待できます。 IT化によって人間がやるべき仕事が減れば、人手が足りない職場でも、従業員の負担を減らせます。また、今まで手を付けられなかった新しい業務にも取り組めるようになるでしょう。

IT化する注意点

IT化を検討する際に注意したい、3つのデメリットをご紹介します。

ITツールなどを新しく導入する場合、ある程度の費用がかかります。初期費用、月額利用料、ツールを使用するための新しい機器の購入費用などを合わせると、想像以上に多くの費用がかかるかもしれません。トータルのコストをよく検討しましょう。

さらに、業務効率化を検討し始めてから、実際に効率化が実現するまでには時間がかかります。例えば、どの業務を効率化するのか考える時間や、ITツールの比較・検討をする時間などが挙げられます。

他にも、従業員用マニュアルの準備や、全員が使いこなせるようになるまでサポートする時間なども考慮しましょう。

そして、ITツールを導入してからも、注意することがあります。適切に運用できていない場合、かえって仕事が増える可能性があります。ツールの使い方が分かりにくい、ツールによって無駄な仕事が発生するなど、従業員の負担が増えないようマニュアルの整備や研修を実施しましょう。

3.ITによる業務の効率化の例

ここでは、ITツールを利用して、業務を効率化させる例をご紹介します。一口にITツールと言ってもさまざまなものがありますので、どのツールがどんな場面で役立つのかをチェックしてみてください。

1.オンラインストレージサービスで会議資料を素早く共有

大人数が参加する会議の場合、紙の資料を配布するだけで多くの手間と時間がかかります。

資料配付の手間を省くなら、Dropboxのようなオンラインストレージサービスがおすすめです。ネット上に借りたファイル保管庫に資料データをアップしたら、会議参加者にメールなどでファイルの保管場所を伝えましょう。これだけで、たくさんの従業員に素早く資料を共有できます。

2.会計ソフトで経理業務にかかる時間を短縮

経理業務を効率化したい場合、弥生会計オンラインのような会計に特化したツールがおすすめです。日々の記帳、月末の請求書発行など経理に関わる幅広い業務をデジタル化できます。

3.違う部署の従業員とWeb会議ツールで打ち合わせ

ミーティングの際、他の部署への移動だけで多くの時間を取られていませんか。参加人数が多い場合、会議室を準備する手間もかかることでしょう。

Zoomに代表されるWeb会議ツールを利用すれば、自分のデスクを離れることなく、違う部署の従業員たちとミーティングができます。自分のパソコンに映っている画面を皆に見せたり、データを送信したりすることもできます。

4.IT化・業務効率化の具体的な進め方

実際に、社内をIT化する手順をご紹介します。順番にチェックしていきましょう。

どの業務を効率化させるか決める

最初に、どの業務を効率化させるのかを決めます。「残業を減らしたい」といった漠然としたものではなく、「社内の情報共有がうまくいかない」「請求書発行に時間がかかっている」など、効率化したい対象をはっきりさせることが大切です。

この段階で明確化しておかないと、次の段階に移ったとき、最適なツールを選べず失敗してしまう可能性もあります。現場をしっかり調査して、目的を明確にしましょう。

なお、効率化したい業務が複数ある場合には、優先順位を決めて、一つずつ取り組むことをおすすめします。

導入するツールを選ぶ

「ITによる業務の効率化の例」でもご紹介したとおり、業務効率化に使えるツールは多種多様です。また、似た用途のツールが複数の会社から提供されているため、どれを選ぶかも検討しなければなりません。

市販のツールを導入する方法以外に、システム開発会社に依頼して新しく作ってもらうという手もあります。自社の状況に合わせて選ぶことが大切ですが、なかなか決められない場合には、IT化を支援する企業に相談するのも良いでしょう。

従業員や関係者の理解を得る

社内の業務効率化は、一人だけでは実現しません。実際にITツールを使うことになる従業員や、業務に関係する人々の理解を得ることが重要です。

なぜツールを導入するのか、どんなメリットを得られるのかを事前にきちんと説明しましょう。また、ツールを導入することで、現場に余計な負担がかからないよう配慮することも忘れないでください。

導入後には効果を検証する

ツールを導入した後は、業務効率化に成功したかを検証します。現場の従業員の声を聞き、導入前よりも業務が増えていないかを確認することも大切です。

5.まとめ◆業務改善はサポート体制のある業者に依頼しましょう

ツールを選ぶ際には、「従業員にとって使いやすいこと」と「自社の目的に合っていること」を意識しましょう。例えば、使い方が分かりにくいツールを導入してしまうと、ITに不慣れな従業員の作業時間が延びてしまうかもしれません。また、サービス提供元のサポートがないツールだと、分からないことがあっても質問できる相手がいません。

使い方が一目で分かり、サポートも充実しているツールなら、ITが苦手な従業員も安心して利用できます。本当に使いやすいかを確認するために、無料トライアルを利用するのも良いでしょう。

「業務を効率化したいが、相談できる相手がいない」

「コピー機などの周辺機器も含めて、もっと業務を効率化できないだろうか？」

このようなお困りの課題がありましたら、ぜひお問い合わせください。株式会社トントンでは、ITを利用した業務効率化に幅広く対応しております。