厚生労働省は中小企業・大企業で働く従業員の雇用安定のため働き方改革を推進しています。働き方改革は、働く人々が個々の事情に応じた多様で柔軟な仕事の仕方を自らの意志で、自由に選択できるようにするための改革です。

50年後も人口1億人を維持しながら中小企業・大企業で働く従業員の安定した雇用に取り組むべく「1億総活躍社会」の実現を目指しています。中小企業・大企業にとって働き方改革の推進には、デジタル化が重要になり業務の効率化や労働環境の改善などが狙いです。

デジタル化に向けての取り組みとして、人事や労務担当者の仕事の負担軽減や、従業員が働きやすい環境にするために労務管理システムを導入する会社が増えてきています。この記事では、労務管理システム導入の基礎知識とその必要性や、5つのメリット・デメリットなどについて解説していきます。

1.労務管理システムとは？

従業員が多い企業ほど、労務管理に多くの時間と労力を費やしています。労務管理は従業員の入社・退社、社会保険の手続きや給料計算など、事務的な業務がありますが労務管理システムを導入することで作業の効率化が可能です。

労務管理システムとは、インターネットを使用したクラウド型労務管理システムで従業員の勤怠管理や労務管理が行えるものです。労務管理システムは「オンプレミス型・クラウド型」などの種類があります。

• オンプレミス型＝自社のサーバーに専用のソフトウェアをダウンロードして利用する
• クラウド型＝オンライン上のサーバー内にあるソフトウェアを利用する

働き方改革の推進により、従業員の労働環境の整備や待遇面の改善などが中小企業・大企業に求められているため、適切に対応するには社員の労働状況をしっかりと理解する必要があります。労務管理システムを用いることで、社員の労働状況や業務の効率化、労働環境の整備などがスピーディーかつ正確に行えます。

そのため、デジタル化に向けて労務管理システムの導入が必要とされるのです。労務管理システムの導入率は、中小企業の経営者の約4割がすでに社内に取り入れているという状況ですので、今後もテレワークの普及と共にさらに高くなる見込みです。

労務管理システムの機能

労務管理システムの導入を検討している企業は、自社のニーズに合った機能を選択することが業務の効率化のために重要です。労務管理システムには以下のような機能があります。

• 電子申請
• 年末調整
• 雇用契約の手続き
• 就業規則の管理
• 入者・退社の管理
• 福利厚生の管理
• 従業員の個人情報の管理
• 従業員の勤怠管理
• 給料の計算や集計

2.労務管理システム導入における5つのメリットを解説

労務管理システム導入における5つのメリットを解説していきます。

場所を限定することなく使用できる

労務管理システムを導入すると、パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスを利用できるため場所を限定することなく使用できます。外出先や自宅でのテレワークにも対応でき、労務管理作業のためにわざわざ出社の必要がありません。

毎月の給与計算・集計作業を自動化できる

従業員数が多くなればなるほど、毎月の給与計算・集計作業は大変になります。紙やファイルで管理していると、照らし合わせながらの計算・集計作業をしたり必要な情報を探したりするのに手間がかかります。労務管理システム導入で、従業員の毎月の給与計算・集計作業を自動化できるので作業時間の短縮が可能です。

業務の効率化や費用削減に繋がる

労務管理システムを導入することで、業務の効率化や費用削減に繋がります。労務管理に関わる書類の作成には、従業員の個人情報をたくさん記入しなければいけません。労務管理システムは電子申請に対応しているため、書類コストの削減や必要な情報を従業員に入力してもらうことが可能です。人事担当者や役職者の業務の負担を軽減したり、入力・申請を簡単に行えたりできるため業務の効率化が図れます。

社内に書類やファイルの保管場所を確保しなくて済む

デジタル化の大きなメリットとして、ペーパーレスの実現が可能です。紙を使用すると、従業員に必要な情報を印刷して配布したり回収したりするので、社内に書類やファイルを置くスペースが必要になります。労務管理システム導入でペーパーレス化が可能になるため、書類やファイルの保管場所を確保しなくて済みます。

電子申請なので行政への提出が楽に行える

労務管理システムを導入すると、電子申請で済む書類はオンライン上で完結するため行政機関へ足を運ぶ必要がありません。行政機関へ行く交通費や移動時間を削れるので、時間と労力の削減ができ申請が楽になります。また、提出したデータの記入漏れやミスがあったとしても、電子申請ならインターネットが接続できる環境下であればすぐに書き換えが可能です。

3.労務管理システム導入における5つのデメリットを解説

労務管理システム導入における5つのデメリットを解説していきます。

導入費用がかかる

労務管理システムを導入する場合、システムの規模や利用プランなどに違いがあるので費用も大きく変わってきます。企業が利用し続ける限り月額料金や年単位での料金を支払う必要があるので、労務管理システムを導入する際は費用がかかることを考慮したうえで自社に合ったシステムの選択が大切です。

IT機器に不慣れな社員は生産性が低下する恐れがある

働いている従業員全員が、パソコンやタブレットなどのIT機器の操作に慣れているとは限りません。そのため、デジタル化を急ぐあまり労務管理システムを急に導入してしまうと、IT機器に不慣れな社員は生産性が低下する恐れがあります。

労務管理システム導入で操作の理解に多くの時間と労力を要する

労務管理システムは人事担当者、労務担当者だけではなく、従業員に必要な情報を入力してもらうことも可能です。操作方法や機能を自社で働いている従業員に教えなければ、業務の効率化に期待した効果を得られにくいです。労務管理システムを導入する目的や、操作方法、機能を従業員に理解してもらうには多くの時間と労力を要します。

セキュリティの欠陥を狙い第三者に攻撃されるリスクがある

インターネットを利用したクラウド型労務管理システムの導入は、特にセキュリティに気をつけなければいけません。なぜなら、ネットワーク環境に不具合や脆弱性があると、そのセキュリティの欠陥を狙い第三者に攻撃されるリスクがあるからです。労務管理システムには従業員の大切な個人情報が入力されています。セキュリティ対策をしなければ第三者に情報漏洩して悪用されたり、改ざんされたりする危険性があります。

サポート体制の不足や大量の処理時にトラブルになる可能性がある

労務管理システムを導入して、従業員に操作方法や機能を教えただけで後は放置したまま、定期的なサポートを行わないのは良くありません。サポート体制が不足していると、従業員は入力する際にわからないことをすぐに聞けず自己判断で解決しようとして、間違った情報を入力したり誤って情報漏洩したりなどのトラブルになる可能性があります。

また、多くの従業員が一斉に労務管理システムを扱うと、アクセスの集中によってデータが大量に処理されることになり、処理スピードの低下を招く恐れもあります。

4.まとめ◆バックオフィスの業務効率化に労務管理システムはおすすめ

従業員数が多い企業ほど、労務管理にたくさんの時間と労力を費やしています。労務管理は従業員の入社・退社、社会保険の手続きや給料計算など、事務的な業務がありますが労務管理システムを導入することで作業の効率化が可能です。

労務管理で最も知名度の高いシステムが、SmartHRです。

※引用：SmartHR

システムやITはどれがいいかわからない、という方は、このような知名度の高いシステムから使ってみるのもいいですし、業種や業務内容に応じた専門的なアドバイスや高品質なソフトウェアを提供できる業者に相談してみるのもいいかもしれません。

労務管理業務をクラウド化し効率化・改善をお考えなら、労務管理システム導入に関して全部まとめてトントンにお任せください。