「オフィス環境を改善して働きやすくしたい」

「オフィス環境をどのように改善するの？」

こんな疑問を抱える方も多いのではないでしょうか。

オフィス環境が悪いと、従業員の業務効率が低下し、企業全体の生産性が落ちてしまいます。企業利益を高めていくためには、一見遠回りにも見えるオフィス環境の改善がキーワードであり、従業員が快適に業務に取り組める環境を用意することがポイントとなります。

そこで本記事では、「オフィス環境を改善して働きやすくするアイデア」について詳しく解説していきます。オフィス環境を改善しようと考えている企業様は、ぜひ参考にしてください。

 

1.オフィス環境の改善が必要な理由とは？

1日の大半をオフィスで過ごしていると、ストレスを感じている従業員も多いでしょう。厚生労働省の調査によると、現在の仕事や職業生活に関することで、強い不安やストレスを感じている労働者は54.2％と、約半数の従業員はストレスを感じていることがわかります。

参考：令和2年度労働安全衛生調査｜厚生労働省

その状況に対し、メンタルヘルス対策に取り組んでいる事業所の割合は61.4％、そのうち「職場環境等の評価及び改善」に取り組んでいる企業は55.5％しか実施できていないことが明らかになっています。

仕事上のストレスは、意外とオフィス環境に問題がある場合が考えられます。例えば、オフィス内の空調の問題です。オフィス内が暑過ぎたり、寒過ぎたりすると、従業員はストレスを感じます。結果的に、作業効率が落ちてしまい、体調不良を引き起こしてしまうでしょう。

また、オフィス環境が悪いと、従業員の健康状態に悪い影響を与えてしまい、業務効率が下がる可能性があります。最悪の場合は、退職や休職を申し出る従業員が出てきます。

そうならないためにも、健康に働けるオフィス環境が必要です。「オフィス環境の改善」は、従業員のモチベーションアップ、企業全体の生産性を向上させるために必要であるといえます。

ストレスを抱えてしまう従業員が多い場合は、従業員の意見を取り入れ、オフィス環境を改善していくと良いでしょう。

2.改善が必要なオフィス環境4つの特徴

自社はどんなところを改善していけば良いのかチェックしましょう。改善が必要なオフィス環境の特徴を4つ紹介します。

 

 

1.動線が確保されていないオフィス

動線が確保されていないオフィスは、従業員の働きづらいオフィス環境です。

動線が悪いと、「コピー機までが遠い」「物が多くて移動しづらい」「人とすれ違う時にぶつかってしまう」などにより従業員はストレスを抱えてしまい、業務効率が下がってしまいます。

動線を考える上でチェックすべきポイントを紹介します。

• メイン通路は明確であるか
• 行き止まりはないか
• 初めて来た人でも目的地にたどり着けるか
• 災害の時はスムーズに避難できるか
• 通路の幅は法令を守っているか
• 余分な動線はないか

動線はできるだけシンプルにしていくと良いでしょう。動線のチェックポイントを確認して、従業員の動線を考えたレイアウトにしていきましょう。

2.換気がされていないオフィス

換気がされていないオフィスで仕事をしてしまうと、従業員の健康に影響を与えてしまいます。酸素が足りないことにより、思考力が下がってしまう可能性があるからです。

最近では、新型コロナウイルス感染症の問題もあり、オフィスの換気を必須にしている企業も多いでしょう。オフィスビルの企業では、窓やドアを開けて空気の入れ替えをするのが難しい場合は、空気清浄機を活用すると良いです。

オフィスで快適に仕事をするには、エアコンで温度や湿度を調整しながら、定期的な換気をしていく必要があるでしょう。

3.雑音・騒音が聞こえてしまうオフィス

雑音・騒音が聞こえてしまうオフィスは、仕事に集中できず良い仕事に繋がりません。隣の人のキーボードの音が気になったり、電話をしている声が気になりストレスを感じてしまう人も多いです。

従業員のデスク周りに壁を作って防音対策をしていくのもよいでしょう。従業員が働きやすい環境を作るには、オフィスの雑音・騒音対策が必要といえるでしょう。

4.休憩スペースが確保されていないオフィス

休憩スペースが確保されていないと、快適に仕事ができる環境とはいえません。

1日に集中できる時間は限られていて、休憩を取得して集中力を回復させる必要があります。休憩を取得してオン・オフを切り替えることで、仕事の効率が上がります。

例えば、休憩スペースにコーヒーサーバーを設置して、従業員が気軽に雑談できる環境を用意するとリフレッシュできます。また、一人で過ごせるスペースを用意して自分一人で過ごす時間を設けるとゆっくり休めるでしょう。

従業員がゆっくりと休憩できるスペースを確保して、従業員の満足度を高めていきましょう。

3.オフィス環境を改善する3つのメリット

オフィス環境を改善すると、どんなメリットがあるのか気になりますよね。オフィス環境を改善するメリットを3つ紹介します。

 

 

企業全体の生産性が向上する

業務効率を上げることにより、一人一人の成果が上がり、企業全体の生産性が向上します。

従業員は、オフィスの家具・内装に不満を抱えているケースが意外と多いです。そのため、オフィス環境の改善について考える必要があるでしょう。

例えば、座り心地の良い椅子を用意すると、従業員の仕事へのやる気が向上し、仕事の成果に影響を与える場合があります。

業務効率を上げて、オフィス環境を改善していくことで企業全体の生産性が向上すると言えるでしょう。

従業員の創造性が上がる

オフィス環境を改善すると「従業員の創造性」が上がります。

部署内の従業員だけで意見を出し合ってもアイデアに偏りが出てしまうでしょう。そこで、部署間の交流を通じて、あらゆる意見を聞くことで従業員の創造性が刺激されます。

今まで発見できなかった考え方や切り口を見つけ出すことができ、新たな考え方ができるようになるでしょう。

オフィスを仕事をするだけの場所と考えず、従業員が意見を出しやすい環境を作り、従業員が働きやすい環境にしていきましょう。

従業員のストレスが減り満足度が上がる

オフィス環境を整えることで、従業員のストレスを減らしましょう。従業員は人間関係や仕事関係でストレスを感じますが、オフィス環境によるストレスも意外と多いです。

オフィス環境のストレスの例として、「座り心地が悪い椅子を使用している」「コピーを取りに行くのに時間がかかる」などが考えられます。

従業員の働きやすい環境を作るために、従業員一人ひとりの意見を聞き、オフィス環境を整える必要があります。

オフィス環境を整えると従業員の満足度も上がり、仕事の生産性が高まるでしょう。

4.オフィス環境を改善する5つのアイデア

オフィス環境を改善するには、どんなものがあるのでしょうか。快適に仕事をしていくため、オフィス環境を改善する5つのアイデアを紹介します。

 

 

1.従業員がリフレッシュしやすい環境を整える

従業員がリフレッシュしやすい環境を整え、オフィス環境を改善していきましょう。

オフィスで仕事をしていると、どうしてもストレスを抱えてしまうことがあります。従業員が仕事中に休憩が取れるリフレッシュ空間が必要です。「リフレッシュできる空間」を用意すると、従業員は仕事のオン・オフが切り替えやすく作業効率が上がります。

コーヒーマシンや低価格のお菓子を設置して、従業員が一息つけるような休憩場所を用意しましょう。

2.オフィスに合わせてデスクレイアウトを変更する

オフィス環境を改善するには、オフィスに合わせてデスクレイアウトを変更しましょう。

昨今の感染症問題や働き方改革の一環として、フリーアドレス制を導入している企業もあります。「フリーアドレス制」は、オフィスの中で固定席を持たないで、ノートパソコンを活用して自分の好きな席で働けるワークスタイルのことです。

毎日隣り合う人が異なる運用にすると、チームや部署にとらわれずコミュニケーションを取れます。

いつも同じ人と業務をする場合と異なり、いろんな視点で物事を考えられるようになったり、幅広い知識を得ることができて社内での「コミュニケーションの活性化」が期待できるといえるでしょう。

3.照明の明るさや室温にこだわる

オフィス環境を改善するには、照明の明るさや室温にこだわりましょう。照明の明るさは、従業員のやる気や作業効率に大きく影響してきますので、オフィス環境の改善が必要です。

照明が暗いオフィスは、オフィス全体の雰囲気が暗くなってしまいます。一方で、照明が明るいオフィスは、お互いの顔がよく見えて円滑に仕事ができます。

また、オフィスの温度は「18℃以上28℃以下」が推奨されているため、換気をしながら基準に適合するように管理しましょう。

照明の明るさや室温にこだわるのは、オフィス環境の改善につながるといえるでしょう。

4.観葉植物をオフィスに設置する

緑がないオフィスに従業員は不安を感じてしまう場合があります。

職業能力開発総合大学校の研究によると、観葉植物による室内緑化は、オフィス空間のリラックス・癒しなどの心理的効果が生まれるとまとめています。

オフィス空間では，室内緑化による心理的効果が得られるが，オフィスワーカーが好まない緑の量や植物の配置･形状にすると，心理面以外に仕事にも好ましくない影響を及ぼす可能性がある．

※引用：オフィス空間における室内緑化のストレス緩和に関する研究｜職業能力開発総合大学校

以上の理由から、オフィスに「観葉植物を設置する」のもストレス軽減に貢献するでしょう。

オフィスのミーティングスペースには、観葉植物の「モンステラ」を置くとおしゃれな空間を演出できます。オフィス環境を改善する際には、観葉植物をオフィスに設置すると良いでしょう。

5.収納に適したオフィス家具を用意する

「オフィス書類保管庫」「システム収納庫」などの収納に適したオフィス家具を用意しましょう。

書類をしまう場所や備品を管理する場所が、整理されていない収納スペースの場合、オフィス環境が悪くなってしまいます。どこにどんな備品があるのか把握しやすいオフィス環境にすると、備品を探す手間がなくなり、作業効率が上がるでしょう。

また、業務効率を上げていく際に、使用しやすいデスクや座り心地の良い椅子が必要です。体に合わないデスクや椅子を使用すると、腰痛や肩こりを引き起こしてしまい、作業効率が下がります。

日々、使用するオフィス家具に注目してオフィス環境を改善していきましょう。

5.オフィス環境を改善する上で注意すべき3つのポイント

オフィス環境を改善する上で、注意すべきポイントを3つ紹介します。

従業員の目線に立って改善策を見い出す

オフィス環境を改善するには、実際に働いている従業員の声を取り入れていく必要があります。

現場で働く従業員の声を聞かないで、オフィス環境を改善するのは難しいです。なぜなら、オフィスのどこに問題点があるのか把握しにくいからです。

月に1度、従業員の声を紙に書いて提出できるような仕組みを作ると良いでしょう。「資料のコピーを取りに行きづらい」「休憩がしにくい現場」などオフィス環境の問題点がわかります。

従業員の要望に応えて、オフィス環境を改善すると企業全体で業務がしやすくなります。従業員の目線に立って改善策を見い出すことは、オフィス環境の改善につながるといえるでしょう。

ミーティングスペースを設けてコニュニケーションを取りやすくする

オフィス環境を改善する上で、ミーティングスペースを設けて、コニュニケーションを取りやすい環境を作りましょう。

ミーティングをする機会があり、自分の意見を言いやすい環境だと、従業員のモチベーションが向上します。

従業員がコミュニケーションを取りづらい環境は、人間関係や職場環境に悪い影響を与えてしまう可能性があります。

人間関係が悪いオフィス環境で従業員が成果を出すのは、難しいのが現状です。仕事が忙しくて口頭でコミュニケーションが取りづらい場合も考えられるでしょう。そのような場合は、気軽にやり取りができるチャットツールを使用するのも良いです。

ワーキングスペースの近くにミーティングスペースを設けて、従業員同士のコミニュケーションを取りやすくして企業全体の生産性を上げましょう。

他社のオフィスを参考に自社に合う改善策を見つける

他社のオフィスを参考にして、自社に合う改善策を見つけましょう。

自社でオフィス環境の問題点が見つかっても、どんな解決策があるのか思い浮かばない場合があります。そのような場合は、他社のオフィスを参考にすると良いです。

オフィス環境の改善に力を入れている企業は、オフィスの見学会を開催しています。実際に、文具や備品を従業員全員が使用できるようにして個人の荷物を減らす取り組みをしている事例があります。

業界・業種が近い他社のオフィスを見学して、自社に導入しやすい要素を見つけていきましょう。

6.まとめ◆オフィス環境の改善で生産性を向上しよう

本記事では、「オフィス環境を改善して働きやすくするアイデア」について解説しました。

「動線が確保されていない」「換気がされていない」「雑音・騒音がある」ようなオフィスは、働きづらく従業員にストレスを与えます。ただちに、オフィス環境を改善していく必要があるでしょう。

他社のオフィスを参考にして、自社のオフィスにどんな問題点があるのか把握して改善していくと良いです。

自社のオフィス環境を改善して、従業員の働きやすい環境を整え、企業の生産性を向上させていきましょう。