オフィスのレイアウト変更は一般住宅の模様替えと違い、家具・設備機器の移動だけではなく、内装や配線工事が必要となるケースもあります。感染症対策として、ソーシャルディスタンスを図り、消防法や地震対策なども気にする必要があるため、従業員だけでオフィスのレイアウト変更を行うのは負担が大きいでしょう。

上記のことを考えると、専門業者に依頼を考える企業もあるのではないでしょうか。

この記事では、オフィスのレイアウト変更は業者に依頼するべきなのかや、レイアウトの変更手順とゾーニングの重要性、専門会社の最適な選び方などについて解説していきます。

1.オフィスレイアウト変更は業者に依頼するべき？

急なオフィスのレイアウト変更は日々、長時間過ごす従業員の居心地に影響を及ぼします。従業員にとって快適な空間で仕事に取り組めないと、業務効率やモチベーション、生産性が低下してしまうため注意が必要です。

実際に、厚生労働省の調査によると、現在の仕事や職業生活に関することで、強い不安やストレスを感じている労働者は54.2％と、約半数の従業員はストレスを感じていることがわかります。

参考：令和2年度労働安全衛生調査｜厚生労働省

やみくもにオフィスのレイアウト変更をするのではなく、目的や従業員の労働環境、来客者が感じる居心地の良さ、セキュリティ対策などを考えながら計画的に行います。レイアウトの計画や実行で、多くの時間を奪われることを考えなければいけません。

自社の従業員だけで行うと、仕事の手を止めなければいけないため、業務が進まなくなります。オフィスレイアウト変更を業者に依頼すれば、費用はかかりますが従業員はスムーズに職務を遂行できるはずです。内装や配線工事が必要になり、従業員だけでは対処できないケースも考えられるため、自社の資金に余裕があるところは、オフィスのレイアウト変更を業者に依頼するのがおすすめです。

2.オフィスレイアウト変更はゾーニングが重要

オフィスのレイアウト変更では、ゾーニングが重要になります。ゾーニングとは、オフィスのレイアウトを考える際に家具・備品の配置場所の計画を立てたり、部署・ワークスペース・会議室などさまざまな機能のスペースを、どのような配置にするのかや動線計画を練ることです。

ゾーニングは以下のような流れになっています。

オフィスのレイアウトを変更する際は、ゾーニングとセキュリティ対策も同時にしっかり行うことが、快適なオフィス空間の実現に繋がるため重要です。依頼する業者にレイアウトのコンセプトを伝え、ゾーニングのシミュレーション、図面化しての打ち合わせを行い認識の違いが起こらないようにしましょう。

3.オフィスレイアウトの変更手順

オフィスレイアウトの変更手順を解説していきます。

1.明確なコンセプトを設定する

オフィスのレイアウト変更を成功させる鍵は計画的な実践です。初めに明確なコンセプトを設定をします。例えば、デジタル化の推進に伴いテレワークや、リモートワークをオフィスに導入を考えるならば、従業員が使うイス・デスクの配置の間隔を広くするようなレイアウトが目的などです。

オフィスのレイアウト変更する理由や、現状の課題の洗い出しも重要です。どのように改善させるのかを考え、そこで実際に働いている従業員の意見を聞きながら、コンセプトを決めましょう。

2.依頼する業者を選定する

明確なコンセプトが決定したら内装や配線工事、デザインなどレイアウトの変更内容を考えて、依頼する業者を選定します。選定する業者は、「費用・実績・口コミ、作業内容」などを含めて検討し、自社に最適なところに頼むようにしましょう。

オフィスのレイアウト変更をする際は、設計から工事まで全てお任せできる業者を見つけた方が手間がかからず、作業の工数削減に繋がります。

必ず見積もりを出した後に業者を決め、予算内でレイアウト変更が可能か確認してから依頼することが大切です。

3.ゾーニングを行う

オフィスレイアウトを依頼する業者が決定したらゾーニングを行います。レイアウト変更後の動線に問題が無いかや、どこに何を割り振るのかなどのゾーニングを行い、自社が希望する作業を行ってくれるのかも含めて、業者と話し合いながら施工計画を立てます。

ゾーニング後は図面化を行い実現可能なのかを確認しましょう。オフィスレイアウトの変更計画を立てる際は、認識違いが無いように、業者と入念な打ち合わせをすることが大切です。

4.費用の見積もり・契約を行う

オフィスのレイアウト変更のコンセプトや目的、ゾーニングなどを業者に提示して、費用の見積もりを出してもらいます。自社の希望・予算に合わない場合は、改めて業者を選定した方が良いでしょう。

費用の見積もりと一緒に具体的な工事日程表や、作業工程表を業者に作成してもらい、自社と情報共有しながらの作業は可能なのかや、アフターフォローの有無の確認も重要です。業者との打ち合わせで、認識の違いや問題が無ければ契約を行います。

5.レイアウトにかかる日程調整をする

業者とオフィスのレイアウト変更にかかる工事日程の打ち合わせをします。作業中はオフィスが利用不可となるため、業務の前倒しをお願いすることもあるでしょう。従業員の仕事に支障が出ない期間を考え、不測の事態に備えられるように、工事の着工〜完了まで余裕をもった日程調整をします。

依頼する業者から工事日程表・作業工程表を提供してもらえる場合は、工事が開始される前に受け取り双方で確認しながら、オフィスのレイアウト変更を行いましょう。

6.レイアウト変更後に確認を行う

オフィスのレイアウト変更が完了したら、当初の希望や計画通りに進んでいて問題が無いのか、業者の立ち会いのもと最終確認を行います。

従業員にもオフィスで作業させてみて、課題の解決・改善はできたのかや、満足度・働きやすさを判断してもらいましょう。不満や不備が出たら自社で、もう一度レイアウトの見直しを行ったり、業者に連絡をしたりして改善に努めます。

4.レイアウト変更を依頼する業者の選び方

オフィスのレイアウト変更をする場合、複数の業者から見積もりを提示してもらい、以下のように細かいところまで検討することが大切です。

オフィスのレイアウト変更に失敗してしまうと、自社のイメージがガラリと変わる他、従業員のモチベーションや生産性の低下を招く恐れがあるため、業者選びは慎重に行うことが大切です。上記でお伝えしたポイントを参考にして、総合的な判断を下し業者を決めましょう。

5.まとめ◆レイアウト変更は計画的に

オフィスのレイアウト変更する際、正解は無く自社に最適なやり方を実践することが大切です。適当にレイアウトすると従業員の業務効率や、集中力の低下を招いてしまい、仕事のパフォーマンスに影響を及ぼすでしょう。

レイアウトの変更の失敗を避けるためには、明確なコンセプト設定を行い、ゾーニングや図面等でシミュレーションするなど計画性が求められます。予算に余裕がある企業は、レイアウトの専門業者に依頼をして、快適なオフィスの空間づくりをしてみてはいかがでしょうか。