「オンラインで仕事をするのって危なくないの？」

「どの仕事がオンラインで代替できるのかすらわからない」

こんな疑問を抱える方も多いのではないでしょうか。

近年、IT技術の進化とインターネットの普及によりオンラインで仕事ができるようになっています。たとえば会議ツール・チャットワークツール・タスク管理ツールなどを活用すると、今よりも便利にオンラインで仕事がしやすくなります。

本記事では、「オンラインで仕事をする際の安全性とセキュリティリスク」について解説します。地方の中小企業に勤める中間管理職の方は、ぜひ参考にしてください。

 

1.オンラインって危なくないの？

結論、オンラインで仕事をするのは、危なくないです。

ただ、オンラインで仕事をする場合のルールは決めておくべきでしょう。例えば、オフィス以外の場所で仕事をする場合は、不特定多数の方が使用しているフリーWi-Fiは使用しないなどです。

会社の情報を社外に持ち出すのはリスクがありますが、情報漏えいにつながる行動を取らないことと、セキュリティ対策をしておけば、安心してオンラインで仕事ができます。

2.仕事をオンラインでもできるようにする4つのメリット

いつでもどこからでも仕事ができる

パソコンさえ用意できれば、いつでもどこからでも仕事ができるようになりました。企業側としては、オフィスにコストをかけずに家賃の安い田舎で仕事ができます。

自宅やカフェで1人で仕事を進められ、自分の仕事に没頭できるのはオンラインならではのメリットです。メール・チャットを使用して成果物をオンラインで提出できます。

社員は通勤ストレスを抱えないため、生産性が上がることが期待できるでしょう。

交通費・固定費などを削減できる

オンラインで仕事をすると、社員の交通費や会議室の管理費・水道光熱費を削減できます。

規模が大きく従業員が多い会社の場合は、オフィスの維持費に高いコストがかかってしまいます。会社を存続させるために、無駄がないようになるべくコストの削減が必要です。

交通費・固定費を削減できるのは、会社にとってメリットといえるでしょう。

企業のイメージがアップにつながる

新しい働き方を積極的に取り入れられる企業は、今後の成長が期待できてイメージアップにつながるでしょう。

リモートワークを取り入れている企業は従業員に配慮しているイメージがあり、優秀な人材を確保できるチャンスが期待できます。

柔軟な働き方を求める方が増えているため、オンラインで仕事ができる企業に対して良いイメージを持ちます。

新たな顧客層の発掘につながる

オンライン上で仕事ができれば、遠方で諦めていた取引先とZoomでやり取りが可能であり新たな顧客とつながりを持てます。

また、オフィスから離れたところに住んでいて、引っ越しが必要な方を雇用の対象にできるのはメリットです。

他には、車いすを使用されている方などはオンラインで仕事ができるようになったことで、今までできなかった仕事ができるようになります。

企業はリモートワークを取り入れることにより、新たな顧客層の発掘につながるでしょう。

3.オンラインで仕事をする際の注意点

オンラインで仕事をする際の注意点では、以下の内容を紹介します。

 

ひとつずつ見ていきましょう。

ツールの使い方を学ぶ

オンラインで仕事をする際には、「Zoom」など会議ツールの使い方を学びましょう。

例えば、「Zoom」が使用できればミーティングやオンラインセミナーを実施できます。また、在宅ワークで仕事をする際に必要であり業務の進捗を報告したり、わからないところを質問できて便利です。

他にもChatworkやSlackなどのチャットツールを学ぶと、ビデオ通話機能やタスク管理機能が搭載されているのでオンラインで仕事がスムーズにできます。

セキュリティに気を配る

オンラインツールを活用して仕事をする場合は、インターネットに接続して利用するため、セキュリティ対策がしっかりしていないと情報漏えいにつながってしまいます。

オンライン共有ファイルを活用しているならば、重要な書類・データが保存されているので情報を流出しないようにしましょう。

また、公共のフリーWi-Fiに繋いで仕事をすると、情報を盗み取られてしまう可能性がありますので注意が必要です。情報漏えいが発生すると企業は社会的信用を失い、業績に大きな影響を与えてしまいます。

オンラインで仕事をするならば、常にセキュリティに気を配るべきといえるでしょう。

新しい情報を常に勉強する

IT技術の進化やインターネットの普及により、オンラインで仕事がしやすい環境になっています。

Zoom、Google Meetなどの会議ツールを学んでいくとオンラインでスムーズに仕事ができます。また、オンラインで仕事をしやすくするためにChatwork、Slackなどさまざまなツールが出てきていますので、新しい情報を収集し、常に勉強をしていく姿勢が大事になるでしょう。

4.オンライン環境で考えられる4つのセキュリティリスク

オンライン環境で考えられるセキュリティリスクは、下記の4つです。

 

ひとつずつ見ていきましょう。

不正アクセスによる情報漏えい

オンライン環境を活用して社外で仕事をする場合には、不正アクセスによる情報漏えいが起きてしまう可能性があります。

アクセス権限のないパソコンに対して、他人のID・パスワードを不正に入手してログインをしてしまうケースが考えられます。

また、ハードウェア・ソフトウェアのセキュリティ上の弱みを握ってパソコン内に侵入することが多いです。不正アクセスによりパソコンが感染してしまうと、情報漏えいにつながりますので十分に注意が必要です。

データが消えてしまう

オンライン環境でのデータ消失には、下記の原因が考えられます。

• 従業員の不注意によるミス
• ソフトウェアの操作ミス
• 災害・停電によるハードウェア損壊

ハードディスク・メモリーカードが壊れたり紛失してデータが消えてしまう可能性があります。

データ消失を防いでいくためには、緊急時に備えて別のデータ保存媒体、クラウドにファイルをコピーしてバックアップを取るのが大事です。

仕事の重要なデータがシステムエラーや機材の破損により消失する可能性があります。安全対策として、別の場所のオンラインストレージにも転送によるバックアップを取れば、いつでも復旧ができるので、データ消失のトラブルを防げます。

サイバー攻撃を受けやすい

近年、インターネットを介したサイバー攻撃を受けやすくなっているため、中小企業や個人も標的になりますので情報セキュリティ対策が必要です。

「サイバー攻撃」は、インターネットを利用し組織に対して金銭や個人情報を奪ったり、システム停止などを目的に行われる攻撃です。デジタル庁では、メール中継サーバーが何者かにサイバー攻撃を受け、約1万3000件の不審メールが送信されてしまった事例があります。

パソコンは、サイバー攻撃の標的になりやすいのでOSやソフトウェアを常に最新版にしておくなど対策が必要です。また、メールに記載されているURLや添付ファイルは、安易に開かないようにしましょう。

内部関係者によるアクセス

オンラインで仕事をする上で、内部関係者によるアクセスも考慮しなければなりません。例えば、不満を抱えた従業員がデータを盗んだり、サーバーダウン・データ削除により損害を与える可能性があります。

内部関係者によるアクセスは、従業員がどのようにして損害を与えるのか把握しておくと良いです。また、組織全体の雰囲気を見直して従業員が不満を抱えないような職場にしましょう。

5.オンラインでできる仕事の内容

総務部・経理部・営業部・事務部のオンラインでできる仕事内容について紹介していきます。

1.総務部

総務部では、採用面接・契約書類の作成・文書管理をオンラインでできます。

実際に、Zoomを使用して採用面接をオンラインで完結している企業が増えているのが現状です。また、契約書をWordなどのソフトで作成して、電子上で契約を交わせるようになっています。

2.経理部

経理部では、クラウド会計ソフトを活用して決算書の作成や仕訳ができます。

金融機関の取引データや領収書の入力を自動化して、会計業務を効率化しています。クラウド会計ソフトではシステムで日々の取引結果を確認でき、経営状況を把握しやすいです。

3.営業部

営業部では、Zoomなどのテレビ会議ツールを用いてオンライン営業ができるようになりました。

オンラインで商談を行い、自社の商品やサービスの魅力を伝えられます。営業支援システムを活用すると、営業メンバーの管理や顧客とのヒアリング内容を管理できます。

4.事務部

事務部では、パワーポイントを利用した資料作成、お客様情報や売上のデータをExcelに打ち込むデータ入力の仕事をオンラインでできるようになっています。

実際に、プレゼン資料や企画書の作成はテレワークで行っている企業もあります。

6.オンライン上で仕事を安全にするためにできる4つのこと

オンライン上で仕事を安全にするためにできることは、下記の4つです。

 

ひとつずつ見ていきましょう。

ネットワークセキュリティの強化

不正アクセス、データ改ざん、マルウェア感染（※1）などからパソコンを守るためにネットワークセキュリティの強化が求められます。

端末にインストールされているOS・アプリケーションの脆弱性を利用して攻撃され、損害を受ける場合が多いので、ネットワークに接続している端末の管理が大事になってきます。

OS・アプリケーションは、最新のバージョンのものになっているのか確認しましょう。

（※1）不正に動作させる目的で作成されたソフトウェア

セキュリティソフトをアップデートする

オンライン上で仕事を安全にするためにも、セキュリティソフトをアップデートすると良いです。セキュリティソフトの有効期限が切れていないか確認して、常に最新の状態にしておきましょう。

アップデートをせず、古いセキュリティソフトのまま使用すると、新しいウイルスによりパソコンが感染してしまう可能性がありますので注意が必要です。

新しいウイルスに対応するために、こまめにアップデートをしましょう。

強力なパスワード設定をする

リモートワークで仕事をする際には、強力なパスワード設定が必須です。

職場を離れ社外の人が大勢いるような場所でパスワードの中身を見られてしまうと情報漏洩につながります。情報漏洩のリスクを防ぐためにも強力なパスワード設定が必要です。

誰かに推測されにくいパスワードにするには、自分にしかわからない長めのパスワードに設定すると良いです。また、パスワードは使い回しにはしないようにして、定期的に変更するようにしましょう。

不審なメールには注意する

オンライン上で仕事をしていて、不審なメールが届いてしまったら開かないように注意しましょう。

例えば、見覚えのない添付ファイルを開いたり、URLをクリックするとパソコンがウイルスに感染してしまう可能性があります。

また、受信メールにより詐欺サイトに誘導されて、クレジットカード情報を求められるなど大切な個人情報を盗み取られてしまうケースが考えられます。不審なメールには十分に注意をして、安易に個人情報を入力しないようにしましょう。

7.まとめ◆オンラインで仕事ができるようになれば、さらに効率的に

本記事では、「オンラインで仕事をする際の安全性とセキュリティリスク」について紹介しました。

オンラインで仕事をすると社外に会社の情報を持ち出すため情報漏えいが気になることでしょう。

しかし、情報漏えいにつながらないように行動して、セキュリティ対策を万全に行えば安心してオンラインで仕事ができます。オンラインで仕事をして新しい働き方を取り入れていくことで、企業のイメージアップにもつながります。

「セキュリティソフトをアップデートする」「不審なメールには注意する」など対策をしながらオンラインで仕事をしていきましょう。