デジタル社会の実現に向けた取り組みとして、国や企業によるペーパーレス化が進められています。ペーパーレス化は仕事の効率化やコスト削減、職場での情報共有のスムーズさ、地球環境保護などに繋がりますが社内全体で取り組まないと効果は薄れます。

2021年にデジタル庁が設立され社会全体のデジタル化に向けた取り組みは、より一層重要になりましたが、どのような方法がペーパーレス化に効果的なのか、模索している企業は多いのではないでしょうか。

この記事では、ペーパーレス化の基礎知識や、仕事でペーパーレス化を実現する5つの方法と注意点を解説していきます。
 

1.ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、今まで紙の書類・文書で扱っていたものを電子化することです。ビジネスシーンではペーパーレス化の実現で、仕事の効率化やコスト削減、地球環境保護などに繋がります。普段作成する、契約書・請求書・資料などを電子化してパソコンやタブレットなどの端末に保存することで、社内スペースの確保や紛失のリスクも減らせます。

企業のペーパーレス化の効果を最大限に高めるためには、従業員と経営陣が一丸となって取り組むことが大切です。ペーパーレス化の目的や取り組む意味を従業員に周知してから行わなければ、普段の慣れた扱い方に戻ってしまい、結果的にまた紙の書類や文書を使用して仕事をするようになる恐れがあります。

ペーパーレス化の導入を検討する企業は、早急に全て電子化できたら理想的だというところは、多いのではないでしょうか。しかしながら、予算配分や労力、従業員の意識改革にかかる時間などを考えると、難しい場合があるため優先順位を決めて取り組むことが重要です。

2.仕事でペーパーレス化を実現する5つの方法

企業がペーパーレス化に取り組むことで、仕事の効率化やコスト削減、地球環境保護などに繋がりますが、どのようなことを行えば良いのか悩んでいるところもあるのではないでしょうか。

この章では仕事でペーパーレス化の効果を、最大限に高める5つの方法を解説します。

1. パソコンやタブレットなどを活用する
2. OCRでデータ化してPDFで保存する
3. ペーパーレスFAXを利用する
4. コピー機の機能やスキャナーを利用する
5. クラウドストレージや文書管理システムを活用する

パソコンやタブレットなどを活用する

企業がペーパーレス化の実現を目指すのであれば、パソコンやタブレットなどのIT製品の使用が必要不可欠です。今まで、紙の書類や文書を作成して社内に保管スペースを確保していたのが、パソコンやタブレットを活用することで契約書・請求書・資料などを電子化できます。また、社内に保管スペースを作る必要が無くなるため、空いたスペースの有効利用が可能です。

OCRでデータ化してPDFで保存する

今まで紙の書類や文書で作成していた方法が、いきなり電子化になってもすでに手書きの文字や活字で書かれたものは、まだ保管しておく必要があるという企業も多いのではないでしょうか。

スキャナーを設置しているところもあるでしょうが、手書きの文字や活字の文書をOCRでデータ化して、PDFで保存する方法も効果的です。OCRは文字をスキャナやカメラで読み取り、電子化する方法で文字を手入力しなくて済むため、ペーパーレス化の作業が楽に行えます。

ペーパーレスFAXを利用する

ペーパーレスFAXを利用することで書類や文書の電子化を実現できます。ペーパーレスFAXとは、紙に印刷する通常のFAXと違いデータ化して保存可能なサービスです。用紙やトナーの準備をしなくて良いですし、用紙切れ、インク切れなども心配する必要がありません。パソコンからダイレクトにFAXを送信することも可能です。

コピー機の機能やスキャナーを利用する

コピー機やスキャナーを設置している企業は、活用することで紙の書類や文書を読み取って電子化が行えます。ただし、ペーパーレス化する書類や文書の量が多ければ、電子化に多くの時間と労力がかかり、仕事に支障をきたす恐れがあります。大量の書類や文書をペーパーレス化する場合、専門業者が提供するスキャニングサービスの利用がおすすめです。外注費用はかかりますが、仕事の生産性や業務効率を低下させないようにするためには必要経費と捉え、費用対効果を考えてから依頼するようにしましょう。

クラウドストレージや文書管理システムを活用する

自社のサーバーやデバイスにペーパーレス化した書類や文書を保存する場合、データが大量に溜まってくると内部ストレージを圧迫して、容量不足になる恐れがあるので注意が必要です。

そのため、電子化した書類や文書の保存先としてクラウドストレージや、文書管理システムなどのクラウド型サービスを活用するのがおすすめです。クラウド型サービスは、アクセス制限をかけたりユーザーごとに権限の付与を切り替えたりできるため、セキュリティ対策にも効果的だと言えます。

3.ペーパーレス化を実現する5つの注意点

上記で企業がペーパーレス化を実現するための、具体的な実践方法をお伝えしてきました。ペーパーレス化の正しい方法の理解も大切ですが、そのうえで、スムーズに業務効率化を行い、トラブルが起きないようにするには気をつけなければいけない注意点があります。

ではここで、ペーパーレス化の実現に向けての5つの注意点を解説します。

1. ITツールの導入で効果を高める
2. 社内でペーパーレス化のルールを決める
3. 経営者がけん引して実行する
4. 取引先に相談する
5. 電子帳簿保存法の要件を満たしているか

ITツールの導入で効果を高める

ペーパーレス化の実現には、ITツールの導入が必要不可欠です。例えば、ビジネスチャット・タブレット・モニター・業務管理システム・OCRソフトなど、様々あるので自社の仕事内容や規模に合ったものを、慎重に見極めて導入することが大切になります。導入するITツールによっては、国からIT導入補助金の支給対象となる場合もあるため確認してみましょう。

社内でペーパーレス化のルールを決める

企業は組織で運営しており、多くの従業員が働いています。企業の永続的な成長には、従業員一人ひとりが主体的に行動しつつ時には団結しながら、会社のビジョンや戦略を実行していく組織力が必要です。社員全員が団結しなければ組織力は効果的に発揮できないので、社内でルール・社訓を決めておくことは重要です。

ペーパーレス化に取り組む際にも、例えば電子化した書類や文書の保存は、全てクラウド型サービスを活用するなどのルールを定めておけば、社員全員が保存先に迷わず管理も楽になります。

経営者が率先して実行する

企業がペーパーレス化を実現するためには、経営陣も含めて社員全員が取り組む必要があります。一部の従業員だけがペーパーレス化に取り組んでも、十分な効果を発揮できないでしょう。経営陣も含めて、社員全員が同じ方向を向き団結して取り組むためには、経営者がけん引して実行する姿を見せることが、ペーパーレス化の効果を最大限に高めることに繋がります。

取引先に相談する

ペーパーレス化の導入を取引先に相談せず実施してしまうと、後々トラブルが起きてしまう恐れがあるので、注意が必要です。自社がペーパーレス化に取り組んでいても、取引先によっては今までのように紙の書類や文書で対応して欲しいと、言われてしまう可能性があるからです。ペーパーレス化を導入する前の段階で、取引先に相談をして了承を得るようにすることで、トラブルの回避に繋がります。

電子帳簿保存法の要件を満たしているか

企業がペーパーレス化を実現するために、今まで紙で作成していた税金関係の帳簿書類は、以下の5つの電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで、電子化して保存する必要があります。

1. 訂正・削除履歴の確保
2. 相互関連性の確保
3. 関係書類等の備付け
4. 見読可能性の確保
5. 検索機能の確保

仕事の関係書類は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3つの保存区分を用いて、適切に処理を行わなければいけません。

4.まとめ◆ペーパーレス化ですっきり

企業がペーパーレス化に取り組むことで、業務効率や生産性の向上が期待できると共に地球環境保護にも役立ちます。

自社で取り組む際は、一部の従業員だけが実践しても大きな効果は期待できないでしょう。ペーパーレス化の効果を最大限に高めるためには、社員全員が一丸となって取り組むことが大切です。