「オフィスで使っている複合機をそろそろ入れ替えたい。この機会に印刷コストも見直したいが、どうすればいいだろうか」

複合機の買い替え時期は、コストを減らす良いチャンスです。ポイントを知っていれば、コスト削減と業務効率化の両立を実現できます。

本記事では、業務用複合機の基本と3つの導入方法の比較、コスト削減に役立つ8つのコツをご紹介します。ぜひ実践してみてください。

1.業務用複合機とは

業務用複合機とは、プリンタ、スキャナ、コピー機、FAXなど多様な機能が一つになった機器のことです。FAXのペーパーレス化や、クラウド連携ができる機種もあります。

印刷方式は主にレーザープリント式で、A3サイズまで対応できるタイプが一般的です。ーザープリント式により、印刷スピードが速いという特徴があります。

床に置く大型タイプが主流ですが、机の上に置ける業務用小型複合機も存在します。

家庭用複合機との違い

家庭用複合機は、プリンタ、スキャナ、コピー機が一つになったものが一般的です。業務用よりも小型で、机の上に置けるサイズ感も特徴です。その分、価格も安い傾向があります。

また、印刷方式はインクジェット式で対応サイズはA4までが定番です。インクジェット式は、レーザープリント式よりは印刷スピードが落ちます。

2.購入・リース・レンタルのメリット・デメリット

業務用複合機の買い換えや新規導入をする場合、購入、リース、レンタルの3つの方法があります。それぞれのメリットとデメリット、価格の目安を解説します。

購入での導入

業務用複合機を自社で購入する場合、まとまった費用がかかります。しかし減価償却が利用できるため、節税につながる点はメリットです。複合機の減価償却の仕組みについては、別記事「複合機の耐用年数はどれくらい？減価償却の仕組みを解説！」をご覧ください。

一方、修理などのメンテナンスの費用も自社負担となるデメリットがあります。

さらに、中古なら本体価格は安く抑えられますが、後々の修理代金が高くつく可能性もあることを忘れないでください。複合機を処分する際には、専門業者に依頼する手間やお金がかかることも考慮する必要があります。

リースでの導入

カウンター料金でのリース契約の場合、故障時も修理代金の負担がありません。そのため、毎月の印刷枚数が分かればコストを計算しやすいというメリットがあります。

その代わり、カウンター料金やリース料金を年単位で合計すると、購入よりも高くなる可能性も存在します。リースの契約期間は3年から7年程度と長期である上に、中途解約もできません。契約前に、料金形態や契約期間をよく確認しましょう。

カウンター料金についての詳しい説明は、別記事「カウンター料金の仕組みとは？料金相場・メリット・注意点を解説」をご覧ください。

レンタルでの導入

リースは年単位での契約となりますが、レンタルは1ヶ月など短期の契約が可能です。1日から利用できる業者も存在します。イベントなどで短期間の利用を想定している際に役立つでしょう。

ただし、月々の料金はリースよりも割高になる傾向があります。3年以上利用する予定があるならリースの方が低コストです。

業務用複合機を一番安く導入する方法は？

3つのうち、どれが一番安い導入方法かは一概に言えません。それぞれの会社の目的や、オフィスの状況次第となります。

リースとレンタルを比較して悩んでいる場合には、利用期間を目安に考えましょう。リースは3年からの契約が基本です。使いたい期間が3年未満ならレンタルをおすすめします。

リースと購入のどちらが良いかは、その会社の考え方によります。中古の複合機を安く購入できれば、リースよりもトータルのコストが安くなる可能性があります。

ただし、購入した複合機が故障したら自社で対応しなければなりません。業務が滞り、従業員が残業をした場合、残業代も発生します。こうしたリスクも考えた上で、よく検討することが必要です。

3.業務用複合機の導入でコスト削減するための8つのポイント

工夫次第で、複合機に関するさまざまなコストを削減することが可能です。具体的なコツを8点ご紹介します。

1. ペーパーレス化を同時に進める
2. 総合的なコストを考える
3. 自社にあった性能の複合機を選ぶ
4. 印刷ミスの回数を把握する
5. 値段が安いメーカーを選ぶ
6. 相見積もりを取る
7. 小型複合機を検討する
8. モノクロ印刷を中心に利用する

1.ペーパーレス化を同時に進める

業務用複合機を活用し、ペーパーレス化を進めましょう。例えば、FAXで送られてきた内容を印刷せずに、データとして保存できる機種があります。紙を出力する頻度が減れば、紙代やインク代（またはカウンター料金）を節約できます。

さらに、クラウド連携できる機種なら、他の部署にいる従業員との共有も簡単です。印刷したFAXを渡しに行く手間がなくなり、業務効率化にもつながります。長期的には残業を減らし、人件費を抑えることにもつながるでしょう。

社内全体のクラウド化に関して、別記事「クラウド化とは？メリット・デメリットを徹底解説！」で詳しく解説しています。

2.総合的なコストを考える

複合機には表面化しにくいコストがあることを考慮しましょう。

リースやレンタルの場合、毎月リース料金（レンタル料金）とカウンター料金の両方がかかります。また、オプションを利用すると合計金額が割高になるかもしれません。カウンター料金に目が行きがちかもしれませんが、他の費用にも注目してください。

購入の場合、安い中古品が低コストとは限らない点に注意が必要です。中古で安く買える機種は、発売年が古い可能性が高いでしょう。従って、故障時に部品が手に入らず修理不可となる恐れがあります。

万一そのような状況に陥ると、複合機をさらに買い替える費用がかかります。本体価格の安さだけにこだわらないことが大切です。

3.自社にあった性能の複合機を選ぶ

機種を選ぶ際には、月間印刷枚数を基準に考えることが大切です。自社では1ヶ月に何枚くらい印刷しているのかを把握しておきましょう。

月間印刷枚数が多い機種は、価格も上がります。しかし値段の安さだけで選ぶと、印刷スピードが遅く、結果的に業務に支障が出る恐れがあります。自社に適した性能の機種を選んでください。

4.印刷ミスの回数を把握する

自社の月間印刷枚数をチェックする際には、印刷ミスがどのくらい発生したかの確認も大切です。特にリースやレンタルの場合、ミスプリントが多いと余計なカウンター料金を支払うことになります。

複合機の入れ替えは、印刷ミスを減らす意識を高めるきっかけにもなります。この機会に対策を検討すると良いでしょう。

5.値段が安いメーカーを選ぶ

価格の高いメーカーには画質が良いなどのメリットがありますが、こだわりがない場合には安いメーカーを選んだ方がコスト削減になります。シャープや京セラは価格が安いメーカーとして知られています。しかし、シャープや京セラの複合機なら必ずしも安いとは言い切れません。実際に契約する内容をよく確認してください。

6.相見積もりを取る

複数の業者から見積りを取り、価格を比較しましょう。業者によっては、他社より高い場合、値段の交渉に応じてくれるケースもあります。

7.小型複合機を検討する

机の上にも設置できる小型複合機は、本体価格も安い傾向があります。月間印刷枚数が少ない場合には導入を検討してみると良いでしょう。

8.モノクロ印刷を中心に利用する

さらにコスト削減を目指すなら、モノクロとカラーのカウンター料金の差にも注目しましょう。10倍近い差がついていることもあります。

今までカラーで印刷していた書類も、白黒で問題がないなら原則モノクロ印刷にするよう変更すると効果的です。

4.業務用複合機選びに悩んだら専門業者に相談を

業務用複合機は、機種や導入方法の選択肢が多く、悩んでいる人も多いかと思います。

株式会社トントンは機種選びや設置場所の検討、ペーパーレス化にも対応可能です。

自社だけで悩まず、ぜひお気軽にご相談ください。