日々のビジネスコミュニケーションにおいて、固定電話で不便さを感じたことはありませんか？外出やリモートワークが増えて社外に出ることが増えると、外線をつなぐのが複雑化してきます。

そこで、スマートフォンをビジネスフォンに活用することで課題を解決できます。スマートフォンをビジネスフォンとして活用することによって、リアルタイムなコミュニケーションの強化、外出先でもビジネスコールの発着信が可能な利便性、コスト削減など、様々な利点が存在します。

連絡手段の複雑さや費用の面での懸念など、スマートフォンをビジネスフォンとして使うことに関する課題や疑問を抱えている方も多いかと思います。

本記事では、スマートフォンをビジネスフォンとして活用するための具体的な方法やヒントをご紹介します。

1.スマホがビジネスフォンになるって本当？

従来固定回線を用いて利用されてきたビジネスフォンですが、外回りの多い営業部やリモートワークを推進する企業にとって、固定電話での対応が足枷になりつつあります。そこで登場したのが、スマホで会社内線を利用できるサービスです。これにより、外出中にも代表電話の外線を受け取れるほか、オフィスレイアウトの自由度も上がります。

コードレスのビジネスフォンとどっちがいい？

これまでにも固定電話を使わないビジネスフォンは提供されていました。それがコードレス型のビジネスフォンです。いわゆる家庭で使うような子機を使ったビジネスフォンです。固定電話に比べて自由が利くため、利用している企業も少なくありません。

ただし、スマホと比べると自由度は落ちます。親機から電波を受信して機能しているため、遠く離れることができません。オフィス外に出るなどもってのほかです。オフィス内だけで完結する分には本体が小さくレイアウトも自由なので便利ですが、外回りやリモートワークを実施するには、スマホが最も適しています。

2.スマホをビジネスフォンにする2つの方法

では実際にどのようにしてスマホをビジネスフォンにするかですが、2つの方法が提案できます。

1. 専用アダプターを導入する
2. スマホ内線化アプリを利用する

現状利用しているビジネスフォンの交換時期や社内回線状況も踏まえて検討してください。

専用アダプターを導入する

今利用しているビジネスフォン主装置と専用アダプターをつなぐことで、インターネット回線を経由しスマホを接続する方法です。専用アダプターを設置するだけで利用できるようになるため、簡単に導入が可能です。

インターネット回線を使うので、月額の使用量が追加でかかりません。スマホキャリアも問わないので、従業員の個人スマホに設定して利用できます。製品によって同時に接続できるチャンネル数、設定できるスマホの数が異なります。

スマホ内線化アプリを利用する

スマートフォンに専用アプリをインストールすることで、ビジネスフォンが利用出来るサービスです。アプリで完結することができるので、ビジネスフォン主装置や専用アダプターが全く必要ありません。

アプリによっては、FAX受信ができるものもあり、固定電話を完全にアプリへ乗り換えることも可能です。

3.スマホがビジネスフォンになるメリット

使い慣れているスマホがビジネスフォンになることで、なんとなく便利そうと思えますが、実際どのようなメリットがあるのでしょうか。

外出中でも代表番号で外線が発着信できる

外出中でも顧客やビジネスパートナーとの通信を取ることができるため、迅速な対応が可能となり、重要な電話やビジネスのチャンスを逃すことが減ります。顧客からも、「いつでも連絡を取れるという安心感」を得ることができるので、信頼性やビジネスイメージの向上につながるでしょう。

さらに、外回りの多い営業部では、待ち時間が発生することは珍しくありません。オフィスにいるメンバーとのコミュニケーションや連携もスムーズに行えるので、待ち時間や移動時間を有効活用し、業務を進めることができます。

管理・運用コストを削減できる

スマートフォンは通信事業者のモバイルネットワークを利用して通話やデータ通信を行います。固定電話回線の維持費や通話料金を削減できるため、通信コストが低減します。また、ビジネス向けの通信プランやパッケージを活用することで、コストを最適化することも可能です。

一例として、NTT東日本のオフィステレフォン（固定電話）と、NTT東日本専用アダプターを導入したときの月額料金、エス・アンド・アイ株式会社が提供するuniConnect Cloud（スマホ内線化アプリ）の料金を比較してみます。

※2023年5月の状況です

現在契約している固定電話回線、インターネット回線など状況に応じて適したサービスは異なりますので、自社の電話環境をまずはご確認ください。

オフィスレイアウトの自由度の向上

オフィスレイアウトの自由度が高いと、部署やチームの配置を最適化し、コミュニケーションや協力を促進するための環境を作ることができます。例えば、共有デスクやコワーキングスペースを導入することで、異なるチームやメンバーが一緒に作業しやすくなります。

また、オフィスレイアウトを変更するときに、電話回線の心配をせずに考えられるのもポイントです。部署の再編や新たなチームの設置、従業員の増減に対しても、スムーズにレイアウトの変更や調整が行えます。

4.まとめ◆選択肢の一つとしてスマホ利用はビジネスの助けになります

時代の変化に伴ってビジネスの方法が変わるように、連絡手段もスマホが主導的になってきました。これからより事業を発展させていくには、社員が働きやすい環境を整備することが求められます。

その一環として、ビジネスフォンのスマホ化は効果的でしょう。外出先でも内線・外線をつなぐことができるようになり、顧客との連携がよりスムーズになります。さらに、使い方によっては運用コストを削減できることもあるので、ぜひ検討してみてください。