「従業員が外出しているときでも、代表電話にかかってくる問い合わせに対応したい。何か方法はないだろうか」

そのように考えている場合には、スマホ内線化がおすすめです。スマホを内線の代わりにすることで、オフィス内に人がいなくても問い合わせ対応が可能です。その上、通信費の削減にもつながります。

今回の記事では、スマホを内線化する5つの方法と、メリット、デメリットを紹介します。内線化で失敗しないためのポイントも解説しますので、ぜひ活用してください。

スマホ内線化とは？仕組みをわかりやすく紹介

スマホの内線化とは、スマートフォンをビジネスフォンの内線電話機として使えるようにすることです。内線化することで、従業員同士の外線通話料を抑えることにつながります。

内線化の方法には5種類あり、スマホから固定電話の番号で外線発信ができるタイプもあります。

そもそもビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、ビジネス用の機能がついた電話機のことです。主装置と専用の電話機から構成されています。ビジネスフォンには、1つの電話回線にかかってきた電話を複数の電話機で受けられるという特徴があります。

ただし、ビジネスフォンだけではスマホの内線化はできません。専用のアダプターが必要です。

PBXとビジネスフォンの違い

PBXは、Private Branch eXchangeの略称で、日本語に直すと「内線集約装置、内線交換機」とも呼ばれます。ビジネスフォンと同じように、1つの電話回線にかかってきた電話を複数の電話機で取ることができます。主装置と専用の電話機から構成されている点も同じです。

ビジネスフォンとの違いは、より多機能で、大規模な問い合わせ対応が可能であることです。例えば下記のような使い方は、PBXでないとできません。

• 数千台の電話機に接続する
• 離れた場所にあるオフィスへ内線通話をかける

また、PBXはアダプターを使わなくてもスマホ内線化が可能です。

スマホを内線化する5つの方法を解説

スマホ内線化には5種類の方法があります。それぞれ特徴が異なるため、メリットやデメリット、向いている会社を見ていきましょう。

1.既存のビジネスフォンに専用アダプタを取り付ける

オフィスに設置済みのビジネスフォンに、専用のアダプターを取り付ける方法です。今使っているビジネスフォンをそのまま利用できる上に、導入費用も比較的安く抑えられます。

ただし、ビジネスフォンの機種を確認して、使用できるアダプターを探すことが必要です。

2.携帯電話会社が提供するFMCサービスを契約する

FMCは、Fixed Mobile Convergenceの略です。携帯電話会社が提供しているFMCサービスに加入することで、スマホを内線電話として使用できるようになります。

FMCでは内線通話のみ利用可能です。外線発信する際には、固定電話の番号が使えません。また、内線として使用するスマホは同一キャリアにしなければなりません。

3.オンプレミスPBXを導入する

オンプレミスPBXは、主装置をオフィス内に置くタイプのPBXです。通話品質が安定するというメリットがあります。通話品質は、会社の信用に関わる重要な部分です。電話応対の質にこだわる会社に適しています。

なお、オンプレミスPBXは主装置を購入し、設置するための費用と時間がかかります。初期費用は高くなりますが、長期的に使用する場合は、クラウドPBXより総費用が安くなる可能性もあります。

4.クラウドPBXを導入する

クラウドPBXは、主装置をネット上に置くタイプのPBXです。そのため導入までの時間が短く、最短翌日で利用可能な場合もあります。初期費用が安い点や、契約内容の変更が容易である点も魅力です。

ただし、ネット環境が良くないと通話品質が低下します。さらに、月額利用料を払い続ける都合上、長期利用ではオンプレミスPBXよりも高コストになる可能性があります。

5.固定電話アプリを契約する

Web上から申し込み手続きを行い、専用アプリをインストールすることで固定電話番号を使えるサービスです。固定電話がないオフィスに適しています。

ただし、住所確認ができないと、固定電話の番号を利用できません。その際は、050など固定電話ではない番号を利用することになります。また、ネット回線が安定しないと通話品質が低下する点も注意しましょう。

スマホを内線化する3つのメリット

スマホの内線化で得られるメリットは3つあります。

1.社外にいる従業員への取り次ぎがスムーズになる

外出している担当者あてに電話がかかってきたものの、取り次ぎに時間がかかって困ったことはありませんか。スマホが内線化されていない状態では、顧客からかかってきた電話を一度切り、外線で担当者に電話をしていたはずです。そして、担当者のスマホから顧客に折り返し電話するよう依頼していたかと思います。

スマホを内線化すれば、外出している担当者のスマホに転送し、顧客からの電話にすぐ出てもらうことができます。

2.オフィス外にいても固定電話の番号を使える

内線化したスマホがあれば、オフィス外にいても会社の電話番号で発信や着信が可能です。オフィス内に電話対応の担当者を常駐させる必要がなくなるため、テレワークや災害時への備えにも適しています。

ただしFMCではこのメリットは得られません。

3.電話に関するコストを削減できる

スマホを内線化していれば、オフィス外にいる従業員への連絡に外線を使わないで済みます。従業員同士で電話連絡することが多い会社ほど、通話料の節約につながります。

スマホ内線化のデメリット3つ

内線化は便利ですが、デメリットもあります。重大なトラブルになる可能性もあるため、忘れずにチェックしてください。

1.セキュリティ面のリスクが増加する

内線化したスマホをオフィス外に持ち出せば、盗難などによる情報漏洩のリスクが高まります。また、従業員が個人的に所有するスマホを内線にすると、想定外の経路からウイルスが侵入するケースも考えられます。

2.プライベートな時間にも電話が鳴ってしまう

内線化したスマホには、夜中や休日にも顧客からの電話がかかってくることになります。業務時間外に仕事関係の着信があると、従業員はストレスを感じるでしょう。

あらかじめ従業員が対応する時間を決め、公私の境界があいまいにならないよう注意する必要があります。

3.従業員のスマホ利用料が増える恐れがある

従業員が所有するスマホを内線化した場合、従業員側のスマホ利用料が増えることも考慮しなければなりません。金銭的な負担が重くならないよう、通信費の一部補助などを検討しましょう。

スマホ内線化で失敗しないための2つのポイント

スマホを内線化してから後悔しないためのポイントを紹介します。

クラウドPBXや固定電話アプリを使用する際には、通話品質も考慮して選ぶことに注意しましょう。ネット回線が安定していないと、通話時の音質が悪くなる恐れがあります。

また、個人所有のスマホを内線にする場合は、格安SIMでないかもチェックしましょう。格安SIMは大手3キャリアよりもネット回線が不安定になりやすい傾向があります。

そして、デメリットで紹介したとおり、内線化したスマホを持つ従業員は、大きなストレスにさらされるかもしれません。従業員の負担とならないルール作りやケアを心がけてください。

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