企業が競合他社との競争優位性を確保し、永続的な存続をするためには、業務効率化や生産性の向上が求められます。そのためには、社内でのノウハウ共有を円滑に行い、従業員が一丸となって組織力を高めていく必要があるでしょう。

従業員が職務を遂行する時に業務についてわからない場合、調べることに多くの時間が必要になれば、効率や生産性が低下するのは否めません。社内で情報やノウハウ共有がしっかりできていれば、業務が滞ること無くスムーズに行えます。

この記事では、社内でノウハウ共有を成功させる方法や、おすすめの共有ツールと選び方について紹介していきます。

社内でノウハウ共有を成功させる方法とは？

どんなに優秀な従業員が働いていたとしても、個人プレーで仕事をしていては、企業の永続的な成長や利益の向上は見込めません。企業は組織として動いていますから、従業員一人ひとりが協調性を持って業務に取り組み、ビジネスの基本である報告・連絡・相談のホウレンソウが大切です。従業員同士でノウハウが適切に共有できていれば、業務に対するQ＆Aが速やかに行なえ同じ質問が、何度も繰り返される無駄を省くことに繋がります。

企業成長の鍵となるのが従業員同士のノウハウ共有です。ノウハウ共有は、組織内で働くビジネスパーソンが業務に携わりながら知り得た、専門知識・情報・経験を社員同士で共有することです。

働き方改革を意識して、従業員が働きやすい労働環境の整備や、競合他社との競争に負けないようにするのは企業が永続的に存続していくためには必要になります。

実際にノウハウ共有を進めるためには、メンバーの協力が不可欠です。ここでは、ノウハウ共有に取り組む際にまずやるべきことを4つ紹介します。

1.事前に必要性を従業員に周知する

社内で業務に関する情報やノウハウを共有して業務効率や生産性を向上させるためには、従業員が一丸となって取り組む必要があります。一部の従業員だけだったり、経営陣の意向のみで取り組んだりしても、全員のやる気や協力が無ければ成功できません。

そのため、なぜ社内で情報やノウハウの共有が大切なのか、目的意識や取り組みへの意義も含めて事前に、必要性を全従業員に周知することが重要です。

2.共有方法をマニュアル化する

業務に関するノウハウ共有を従業員に周知して取り組んでいても、継続できなければ意味がありません。ノウハウの共有・蓄積方法をマニュアル化して、従業員に定期的にマニュアルを見直す習慣を身につけてもらうことで、継続して取り組めるようになります。

企業によっては、ノウハウや情報の共有システムツールを導入して、社内で取り組むところもあるでしょう。従業員全員がITリテラシーが高いとは限らないため、誰が見ても簡単にわかるように手順や情報を記載したマニュアルを作成することが重要です。

3.情報共有を促進させる計画を立てて取り組む

企業利益を上げつつ競合他社との競争に打ち勝つためには、施策やノウハウ・情報の共有にスピード感を持って取り組む必要があります。従業員同士がスムーズにノウハウ・情報を共有できれば、業務効率や生産性を高めることに繋がります。

どうすれば効率良く行えるのか計画を立てて取り組むようにしましょう。例えば、社内で定期的にミーティングを行ったり、自社に最適な共有システムツールは何が良いのかを検討したりです。

4.優れたノウハウ提供者に成果報酬を与える

自社で従業員同士のノウハウ共有に取り組む場合、優れたノウハウ提供者には成果報酬を与えることで、モチベーションや行動力UPの効果が期待できます。従業員に有益なノウハウを共有すれば、正当に評価してもらえるという意識付けをして、身につけた知識・経験を惜しまず提供する行動に価値を感じて貰うことが重要です。

ノウハウ共有ツールの選び方

ここまでで、社内におけるノウハウ共有を成功させるためのポイントをお伝えしてきましたが、情報やノウハウの共有はツールを使うと便利です。業務効率や生産性の向上を目指すためにも、共有ツールは欠かせません。

次章では、ノウハウ共有ツールの選び方を解説します。

1. 自社の業務に最適で扱いやすいか
2. セキュリティ対策の強固さ
3. ビジネスツールとの共有で業務効率化に繋がるか

自社の業務に最適で扱いやすいか

ビジネスのやり方は企業ごとに違いがあります。ある企業では、導入したノウハウ共有ツールの相性が良かったけれど、別のところでは同じ共有ツールを導入しても扱いづらくて合わない可能性があります。社内で情報・ノウハウの共有にITツールを使用するならば、自社の業務に最適で扱いやすいものを導入することが、業務効率や生産性向上のためには大切です。

セキュリティ対策の強固さ

どこの企業も自社の技術や機密情報、社外秘情報などを、外部に漏えいさせるのは絶対に避けたいでしょう。独自のスキルやノウハウを持っているところは、競合他社との差別化にも繋がるはずです。企業が持つ業務に関するノウハウは、知的財産であり、他社が簡単に追随できないビジネスに取り組んでいるなら、企業価値の評価にも影響するかもしれません。

大切な業務ノウハウを、ノウハウ共有ツールを使って従業員同士がやり取りするのであれば、外部漏えいや悪意のある者から狙われて情報を流出させないように、厳重なセキュリティ対策を行う必要があります。

ビジネスツールとの共有で業務効率化に繋がるか

ノウハウ共有ツールを使用して、情報やノウハウの共有に取り組むのならば、ビジネスツールと併用しながら業務効率化に繋げられるのかを考えることも大切です。

企業が使う主なビジネスツールは下記のようなものがあります。

• 文書管理システム
• ビジネスチャット
• Web会議ツール
• Excel
• Googleスプレッドシート

例えば、会議の議事録や業務マニュアルなどの情報を共有するなら、Googleスプレッドシートで作成すれば、複数人が同時に編集や閲覧が可能なので時短になります。

社内でノウハウ共有におすすめのツール

上記で情報や、ノウハウの共有ツールの選び方をお伝えしてきましたが、具体的にはどのような共有ツールを選べば良いのか悩む企業もあるでしょう。次章では、社内でノウハウ共有におすすめのツールを紹介します。

• 社内Wiki
• 社内SNS
• チャットボット

社内Wiki

オンライン上の百科事典として、有名なものに「Wikipedia」がありますが、Wikipediaは権限を付与された人物なら誰でも簡単に編集できます。ノウハウや情報の共有ツールとして、同じ様に、権限を付与された従業員が誰でも書き込むことができるのが社内Wikiです。ノウハウや情報の蓄積がメインになるなら、社内Wikiの共有ツールがおすすめです。

社内SNS

ファイルのアップロード機能やグループ機能などを活用して、社内の情報やノウハウの共有ができる「社内SNS」が共有ツールとして利便性が高いです。例えば、業務に関してわからないことがあり、早急なQ＆Aを求める場合に社内SNSで呼びかければ、詳しい人がすぐに情報やノウハウを共有してくれる可能性があるでしょう。

チャットボット

社内で「チャットボット」を導入すれば、AIによる情報やノウハウの共有の自動対応が可能です。チャットボットは、ユーザーからの質問や疑問に対して、瞬時に自動で対応できるツールですから、代替えさせることによって業務効率化が図れます。

まとめ

社内でスムーズに情報やノウハウの共有を行うことは、業務効率化や生産性の向上に繋がるためとても重要です。ノウハウ共有を、従業員一人ひとりが意識しながら取り組めれば、コミュニケーションが活性化され、組織力も高まっていくはずです。「社内Wiki・社内SNS・チャットボット」などの、情報・ノウハウ共有ツールを上手く活用しながら取り組んでいきましょう。