IT環境（工事）
2023.06.06
小規模オフィスのレイアウトのコツとは？5つの課題と解決策
一日の大半をオフィスで過ごす従業員の業務効率や、集中力などにも関わってくるので快適な空間を作ることが大切です。企業の規模や社員数などによってオフィスの大小は違いますが、小規模オフィスの場合面積に限りがあるため、ソーシャルディスタンスを意識しながらレイアウトを考える必要があります。
この記事では、小規模オフィスのレイアウトのコツやゾーニングの重要性、レイアウトを行う際の5つの課題と解決策などについて解説していきます。
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▼目次
1.小規模オフィスのレイアウトのコツとは？
小規模オフィスのレイアウトのコツとして、コンセプトをしっかり考えゾーニングや図面などでシミュレーションを行い、無駄なスペースを省き有意義なスペースの確保が重要です。
オフィスのレイアウトをする際は、さらにセキュリティ面も同時に考えられると理想的です。例えば、応接室をオフィスの出入り口付近にしてワークスペースは奥の場所に配置することで、第三者からワークスペースにある機密情報や個人情報などが記載している書類やデバイスを見られるリスクを減らせます。
取引先やお客様が来られた時に、トイレへ迷うこと無くスムーズに行けるようなレイアウトにしたり、従業員の接客レベルを高めるためにお茶出しをしやすくしたりなど、気遣いができるようなレイアウトにするのも良いでしょう。
2.ゾーニングが小規模オフィスのレイアウトに重要
小規模オフィスのレイアウトを考える際は、ゾーニングを行うことが重要です。ゾーニングとは、限りあるスペースを効率的に使うための作業でオフィスに置く家具・設備・備品などはどこに配置するのか計画を立てたり、部署やワークスペースなどはどのようにレイアウトするのかを考えることです。
ゾーニングは以下のような流れが大切になってきます。
- コンセプトを決定する
- 配置のシミュレーションと全体的な面積配分をする
- レイアウトするスペースへの動線・関連性を考える
- ゾーニング後に図面化して現実的に問題無いか確認する
小規模オフィスのレイアウトをする際に、上記の流れをしっかり考えてゾーニングを行うと、オフィスでの働きやすさや、書類・ファイルの収納スペースなどについての課題が出てきます。これらはレイアウトを考える時には必ず出てくる課題で、次章ではレイアウトを考える時に出てくる課題と解決策を紹介していきます。
3.小規模オフィスをレイアウトする5つの課題と解決策
小規模オフィスをレイアウトする際の、5つの課題と解決策を解説していきます。
- 収納スペースが不足しがち
- 従業員が増えたら作業スペースの確保が困る
- オフィス全体に音が響き渡る
- パーテーションが圧迫感につながる恐れがある
- 従業員が集中しにくい環境になる場合がある
1.収納スペースが不足しがち
小規模オフィスのレイアウトの課題として、従業員の作業場所や共有場所を広く取りすぎてしまうと、書類・ファイルなどの収納スペースが不足しがちなことが挙げられます。周囲が狭く物がたくさん設置してあると、側を通る際に身体に当たって怪我をしたり、引っ掛けたりして転倒や地震で倒れる恐れがあります。
解決策
少人数のオフィスでは、限られた面積の中で物の収納を効率良く行い、収納スペースを十分に確保する必要があります。
例えば、壁・頭上の空いているスペースを収納に使用することや、収納物を減らすためにペーパーレス化の実現を目指すことなどです。従業員同士で仕事に必要な物を共有したり、設置する家具・家電をコンパクト化したりなども効果的です。
2.従業員が増えたら作業スペースの確保に困る
小規模オフィスでは、従業員数が増えることを想定せず従業員一人ひとりに対して最低限の作業スペースしか用意しないなど、見通しが甘くなりがちです。その時は快適に働けていても、従業員数が増えれば増えるほど一人当たりの作業スペースが狭くなってしまいます。
解決策
事務所衛生基準規則によると、労働者一人につき10m3以上の気積を確保しなければならないと定められています。つまり、従業員一人当たりの作業スペースの確保には、約2〜3坪程度が目安となります。
従業員数が増減した時のことまで想定して作業スペースを検討・設計したり、時代の変化に合わせてテレワークを導入することで、オフィスに出社する人数を減らしたりなどに取り組んでみましょう。
3.オフィス全体に音が響き渡る
オフィスが狭いと従業員の話し声や設備機器の音がフロア全体に響き渡りやすく、社員がストレスを感じる恐れがあります。また、社内ミーティングやWeb会議をする時に、周囲の音が気になって集中できないケースもあります。
小規模オフィスでは、話し声がうるさくならないように、従業員同士のコミュニケーションに気を遣いすぎて集中力が低下し、仕事に支障をきたす恐れがあるので注意が必要です。
解決策
仕事に必要なコミュニケーションを図ったり、使用する設備機器の稼働音がでたりなどで、ある程度オフィスに音が響き渡るのは仕方がないことです。
なるべく大きな音が聞こえないようにするために、設備機器をオフィスの隅にレイアウトを行ったり、コピー機、シュレッダーを作業スペースから遠い場所に設置したりなどしましょう。会議スペースや集中ブースは作業スペースから離れた場所に配置、オフィスの壁を防音仕様にするなども効果的です。
4.パーテーションが圧迫感につながる恐れがある
小規模オフィスでは、ひとりひとりの作業スペースが広く取れないことが多く、隣でデスクワークをする社員との位置が近くなりがちです。限られた空間を有効活用したいと考え、パーテーションを多用する企業もありますが、従業員は圧迫感を感じてしまう恐れがあるので注意が必要です。働く環境が窮屈になると、仕事の質や生産性、業務効率の低下に繋がります。
解決策
小規模オフィスで従業員の作業スペースを確保するために、パーテーションを用いるのは工夫次第で開放感のある空間を演出できるため効果的です。
やみくもにパーテーションを多用するのではなく、例えば高さの低いタイプやスケルトン製のパーテーションを使用すると、従業員は周囲の視界を遮るものがないので安心感を覚え、圧迫感を感じにくくなります。間仕切りは色々な種類があるので、自社に合った利用方法を考え従業員に圧迫感のない空間作りを実現しましょう。
5.従業員が集中しにくい環境になる場合がある
毎日のように同じ建物の中で仕事を行う従業員は、働く環境が窮屈になると、ワークスタイルを変える以外に逃げ場が無いと考えて退職してしまう恐れが高くなります。小規模オフィスのレイアウトをする際に、計画性が無かったり工夫が足りなかったりすると、従業員が作業に集中しにくい環境になる場合があります。
解決策
従業員がオフィスで働き辛くならないように、空間作りの工夫や家具・壁紙などを木製にして社員が集中力を高めて仕事に取り組めるようにする配慮が大切です。木は「断熱効果が良い・視覚的な刺激が弱い・調湿効果が高い」などの特徴を持ち、従業員のストレスを緩和して、リラックスさせる効果があります。
4.まとめ◆オフィス環境の改善で生産性を向上しよう
オフィスのレイアウトは、従業員の業務効率やモチベーション、仕事の生産性などに関わってくるので慎重に行わなければいけません。オフィスのレイアウトには正解はないため、自社に合ったやり方を実践することが大切です。
特に、小規模オフィスでは社内が狭いので、従業員一人ひとりとソーシャルディスタンスを確保しながら、働く環境が窮屈にならないようなレイアウトを実施していくことが望ましいでしょう。
オフィスのIT環境を改善しませんか？
もしも今現在、
- オンライン、IT、ペーパレスなどよくわからない
- デジタル化の波に遅れないよう、社内の体制・仕事のやり方を見直したい
- ITに興味はあるけれど、全く分からない状態である
上記のようなお困りごとがありましたら、トントンへご相談ください。
株式会社トントンでは、OA事務機器の事、ファイル管理やネットワーク構築、ネットワークセキュリティ、ペーパレス化の検討など、オフィスにまつわる環境整備やデジタル化をサポート。現在の課題をヒアリングしたうえで、貴社の予算や要望に合わせた最適なプランニングを行います。
「こんなことも相談できるのかな？」といった些細なお困りごとでも構いません。まずはお問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。
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