従業員による会社データの持ち出しは様々な手段があります。故意に社外へ流出させたり、人的ミスや不注意などで情報漏えいしたりする以外にも、データの持ち出しによる様々なセキュリティリスクの懸念があるため注意が必要です。

会社データは企業情報や個人情報が入力されている企業の大切な情報資産ですから、絶対に外部へ漏えいしてはいけないものです。企業被害を防ぐためには、強固な対策をしておかなければいけません。

この記事では、会社データ持ち出しによる深刻な5つのセキュリティリスクと、被害防止に効果的な対策を解説していきます。

従業員の会社データ持ち出しによる企業被害

基本的に従業員が会社データを許可なく社外に持ち出す行為は、内部不正とみなされてコンプライアンスの違反になります。

安易な気持ちで会社データを持ち出しても問題無いだろうと考える人もいるかもしれません。しかしながら、従業員の1人が内部不正を行うと、真面目に働いている既存社員まで疑われたり、監視されたりなどで仕事が進まなくなる恐れがあります。

さらに、企業とかかわりがある顧客や取引先に迷惑がかかり、補償問題に発展して会社の信用を損ない、業績悪化など企業に深刻な被害を及ぼす危険性があるでしょう。

会社データ持ち出しによる深刻な5つのセキュリティリスク

従業員が会社データの社外への持ち出しは、コンプライアンスに反する行為です。深刻な企業被害に繋がる危険性がありますが、どのようなセキュリティリスクによって企業経営の大きなダメージになるのか疑問に思うでしょう。

本章では、会社データ持ち出しによる深刻な5つのセキュリティリスクをお伝えしていきます。

1. 企業情報や個人情報の漏えい
2. 第三者による不正利用
3. 業務効率や生産性の低下
4. 競合他社からの顧客奪取
5. 市場競争力の低下による経営状態の危機

1.企業情報や個人情報の漏えい

企業が従業員に貸与したパソコンやスマホなどのデバイスが紛失・盗難により第三者の手に渡ることで、企業情報や個人情報の漏えいに繋がるリスクがあります。メールを顧客あるいは社外のビジネスパーソンや企業に誤送信するケースもあるでしょう。

悪意のある従業員の会社データ持ち出し以外に、故意ではない外的要因の発生や、ヒューマンエラーなどによる情報漏えいがあります。

2.第三者による不正利用

従業員が会社データを外部へ持ち出すことで、第三者の手に渡るリスクは高くなります。例えば、外出先では「使用するデバイスをフリーWi-Fiに接続する」、「店舗でデータを開示したまま席を離れる」、「第三者にデータを覗き見される」などのケースで、第三者から会社データを盗まれて不正利用される危険性があるでしょう。

3.業務効率や生産性の低下

一部の従業員の会社データの流出や、第三者による不正利用などのセキュリティリスクを最小限に抑えるために、セキュリティ対策を強化しすぎるのは避けた方が良いでしょう。なぜなら、真面目に働いている従業員の仕事に支障をきたす恐れがあるからです。

例えば、必要以上に従業員を監視したり、使用するデバイスのセキュリティを厳重にしすぎて解除に時間を要したりすると、従業員の仕事が捗らず業務効率や生産性の低下を招きかねません。

4.競合他社からの顧客奪取

従業員が故意に顧客情報を入力している会社データを持ち出し第三者に渡したり、自身の転職先に利用したりすることで、顧客流出のリスクがあります。会計情報・取引先情報・業務ノウハウやマニュアルなど、自社の重要な企業情報や個人情報が競合他社に渡る危険性もあります。企業の業績や競争優位性を低下させる要因になる他、情報管理能力が問われて、社会的信用が失墜してしまう恐れがあるでしょう。

5.市場競争力の低下による経営状態の危機

企業の資産とも言える大切な会社データが競合他社に渡ると、商品やサービスの開発情報や技術を知られ、見込み顧客を奪われてしまう可能性があります。SNSやWebサイトなどを用いてウェブマーケティング施策を行い、リードマーケティングに取り組んでいた場合、集客ノウハウを競合他社に盗まれて集客力が低下するリスクもあるでしょう。

そのような事態になると、競合他社との競争優位性を確保できず、企業利益や市場競争力の低下を招き、経営状態の悪化に繋がる危険性があります。

会社データ持ち出しによる被害防止に効果的な5つの対策

ここまでで、従業員の会社データ持ち出しによって懸念される、セキュリティリスクをお伝えしてきましたが、次に被害を防ぐには、どのような対策が必要なのか疑問に思うのではないでしょうか。

会社データ持ち出しによる被害防止に効果的な、5つの対策を解説していきます。

1. 情報漏えい対策
2. データの持ち出し経路の把握と抑止
3. セキュリティソフトの導入
4. 従業員への教育と運用ルールの見直し
5. データの持ち出し不可の環境整備

1.情報漏えい対策

会社データの流出は、サイバー攻撃や悪意のある第三者による外的要因と、従業員の内部不正によるものがあるので、両方において下記のような情報漏えい対策を徹底するようにしましょう。

• 企業情報を気軽に持ち出さない
• 社外情報を不要に持ち込みしない
• 企業情報を安易に放置・廃棄しない
• 報告・連絡・相談を徹底する
• 機密情報は鍵をかけて保管する
• 怪しいWebサイト・メール・ファイル・URLは開かない
• 企業情報の口外や無許可で権限を譲渡しない
• 情報漏洩対策ソフトを導入する

上記の情報漏えい対策は、別記事「情報漏洩を防ぐ効果的な社内対策とは？」で詳しく解説しているのでご覧ください。

2.データの持ち出し経路の把握と抑止

従業員による会社データの外部への持ち出し経路を把握することで、注意喚起の促しや、内部不正の抑止に効果的です。

会社データを持ち出す主な手段は、下記のようなものがあります。

• ノートパソコンやスマホなどのデバイス
• 印刷物
• USB・HDD・CD-ROM
• オンラインストレージサービス
• 電子メール・ファイル添付

怪しい動きを従業員がしていたら、上記のデータを確認することで内部不正を証明する証拠になるでしょう。

3.セキュリティソフトの導入

外部によるセキュリティ事故と、従業員の内部不正を防止するために、業務で使うデバイスへのセキュリティソフトの導入が大切です。セキュリティソフトの効果や、安定性を最大限に高めるには定期的なアップデートに加えて、OSやアプリケーションの更新も忘れずに行い最新の状態を保つようにしましょう。

4.従業員への教育と運用ルールの見直し

従業員が重要な会社データを外部に持ち出す時は、許可が必要になることを組織全体に周知した方が良いでしょう。たった1人の従業員の不注意や不祥事によって、会社データが外部に流出するだけでも、企業の信用失墜や企業価値の低下を招いてしまいます。組織全体で従業員の情報リテラシーを高める教育と、内部不正が起こりにくい運用ルールの策定をして、定期的な見直しが必要です。

5.データの持ち出し不可の環境整備

内部不正や様々なセキュリティリスクを防ぐために、従業員への教育と運用ルールの見直しを行っていても、完全に防止できる保証はありません。強固な情報セキュリティ対策も大切ですが、複合的な対策を行うことで会社データの持ち出しのリスクを減らせます。そのため、企業は社内ネットワークにおける危機管理の強化や、従業員のデータの持ち出し不可の環境を整えるなどの人的セキュリティ対策も重要です。

まとめ

従業員が企業情報や個人情報など、重要な会社データを持ち出し外部に情報漏えいすると、企業の情報管理不足を問われ取引先や顧客、既存社員からの信用を失い、企業価値の低下を招きます。最悪の場合は、企業そのものが存続の危機にさらされるでしょう。

1. 情報漏えい対策
2. データの持ち出し経路の把握と抑止
3. セキュリティソフトの導入
4. 従業員への教育と運用ルールの見直し
5. データの持ち出し不可の環境整備

上記の会社データ持ち出しによる効果的な、5つの対策を行い被害防止に努めましょう。